やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「職場の書類をいつまで保管すればよいのか、一覧にするよう言われました。書類ごとの期間が分からず、そもそもどこで調べればよいのかから迷っています」
保管期間の一覧で大切なのは、数字を並べることではなく、その数字がどこで決まっているか（根拠）を横に書くことです。法令で決まっている書類、職場の規程で決めている書類、まだ決めていない書類があります。根拠の列があれば、数字を疑ったときに戻れます。
五列です。書類名、根拠、期間、起算日（いつから数えるか）、確認日。
2. 大丈夫です
ほー先輩：保管期間の一覧は、数字を覚える表やなくて、根拠へ戻れる表や。「どこで決まっている期間か」を横に書いたら、誰でも直せる。
期間の数字は、AIに聞かず、公的機関の案内や職場の規程から転記します。法令の期間は改正されることがあり、AIの答えは古いことがあります。
起算日は期間と同じくらい大切です。「作成日から」「事業年度の終了日から」「契約終了日から」で、実際の廃棄日が一年以上変わります。
一覧ができたら、書類ごとの番号・保管場所・廃棄手順は文書管理のルールは、四つ決めれば回り始める——番号の付け方・保管場所・保管期間・廃棄の手順で決めます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、職場の規程、公的機関（税務、労務、業種の監督官庁など）の保管期間の案内です。
ChatGPTには、架空の練習例から表の空欄の型だけを作らせます。保管期間の数字や根拠をAIに答えさせません。書類の中身、契約先、個人情報も入力しません。
書類収納ボックスとラベルは、一覧で決めた期間を箱に書いて見える形にする道具です。一覧ができてから、必要な分だけ用意します。
4. 実際にやってみる
1. 職場にある書類の種類を書き出す
経理（請求書、領収書、帳簿）、労務（出勤簿、賃金台帳）、契約、顧客対応の記録、会議の記録など。まず種類の一覧を作ります。
2. 種類ごとに根拠を調べる
法令で決まっているか（税務、労務、業法）、職場の規程で決めているか、決まっていないか。調べる先は、公的機関の公式の案内と、職場の規程です。
3. 固定の練習例で空欄の型を作る
実在の職場や書類とは無関係な「町内読書会の会計と会員の記録」という固定の練習例だけを使い、
書類の保管期間一覧の表の空欄の型を作ってください。
列は「書類名」「根拠（法令名・規程名・職場で決定のいずれか）」「保管期間」「起算日（何から数えるか）」「保管場所」「確認日と確認者」「次回見直し日」です。
保管期間の数字と根拠の内容は書かず、すべて空欄にしてください。推測で埋めないでください。
4. 期間と起算日を根拠から転記する
一覧の数字は、調べた案内や規程から転記し、確認日と確認者を書きます。決まっていない書類は「職場で決定」として、決めた日を書きます。
5. 年に一度見直す
法令の改正や規程の変更で期間が変わることがあります。次回見直し日を決めて、その日に根拠を確かめ直します。
5. 完成例
以下は架空例です。期間と根拠は、実際の案内と規程から転記する前提の空欄です。
書類の保管期間一覧（［作成日］）
書類名 根拠 保管期間 起算日 保管場所 確認日・確認者 次回見直し
請求書（控え） ［法令名］ ［年］ ［起算の定め］ 棚［番号］ ［日付］［氏名］ ［日付］
出勤簿 ［法令名］ ［年］ ［起算の定め］ 棚［番号］ ［日付］［氏名］ ［日付］
契約書 ［規程名］ ［年］ 契約終了日から 金庫 ［日付］［氏名］ ［日付］
会議の記録 職場で決定（［日付］） ［年］ 作成日から 共有フォルダ ［日付］［氏名］ ［日付］
数字の横に根拠と起算日があるので、あとから誰でも確かめ直せます。
6. 使うときの注意
法令で保管が義務づけられている書類は、一覧の期間より短く処分しません。迷ったら、期間が長いほうに合わせ、根拠を確かめてから直します。
個人情報を含む書類は、保管期間だけでなく、閲覧できる人と廃棄の方法も一覧に添えます。
電子データで保存する場合、保存の方法や形式に要件があることがあります。紙と同じ期間でよいかを、根拠の案内で確かめます。
7. 今日できたこと
- 書類の種類を書き出せた。
- 根拠と起算日の列を作れた。
- 期間の数字をAIに答えさせずに済んだ。
- 年に一度の見直し日を決められた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：数字だけの表は、いつか誰かが疑う。根拠が横にある表は、誰でも直せる。それが、長く使える一覧やで。