やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「職場の書類がどこにあるか分からず、探す時間ばかりかかっています。文書管理のルールを作るよう言われましたが、規程のような難しいものを作るのかと思うと手が止まります」
文書管理で最初に必要なのは、立派な規程ではなく、番号の付け方・保管場所・保管期間・廃棄の手順の四つです。この四つが決まり、全員が同じ場所に同じ形で置けば、探す時間は減ります。
全部の書類を一度に決めません。一番困っている一種類（契約書、請求書の控え、会議の記録など）から始めます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：文書管理は、立派な規程を作ることやない。番号・場所・期間・捨て方の四つが決まって、みんなが同じ場所に置くことや。一種類から始めよな。
保管期間は、自分で決められない書類があります。契約、経理、労務、個人情報に関わる書類は、法令や職場の規程で期間が決まっていることが多く、そちらを先に確かめます。
番号は「種類・年度・連番」の形が扱いやすく、探すときにも並べるときにも迷いません。
終わった案件の書類を閉じる手順は終わった案件のファイルを閉じる前に、完了・保留・破棄候補に分ける、保管先と閲覧権限の決め方は取扱説明書・保証書を、機器台帳・正式保管先・閲覧権限で整理するにあります。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、職場の規程、法令で保管期間が決まっている書類の一覧です。
ChatGPTには、架空の練習例から空欄の型だけを作らせます。実際の書類の中身、契約先、金額、個人情報は入力しません。保管期間は、AIに判断させず、規程と法令から自分で転記します。
書類収納ボックスやラベルライターは、決めた場所と番号を目に見える形にする道具です。ルールが決まってから、必要な分だけ用意します。
4. 実際にやってみる
1. 一種類の書類を選ぶ
一番困っている書類、または量が多い書類を一つ選びます。
2. 保管期間を規程と法令で確かめる
その書類の保管期間が決まっているかを、職場の規程、経理・労務の担当、公的な案内で確認します。決まっていなければ、職場で決めて記録します。
3. 番号の付け方と保管場所を決める
番号は「種類の記号・年度・連番」。場所は「棚の段・箱の番号」まで決めます。デジタルの書類は、フォルダ名とファイル名の付け方を同じ考え方で決めます。
4. 固定の練習例で空欄の型を作る
実在の職場や書類とは無関係な「町内読書会の会計記録の保管」という固定の練習例だけを使い、
小さな職場の文書管理ルールの空欄の型を作ってください。
項目は「対象の書類の種類」「番号の付け方（種類の記号・年度・連番）」「保管場所（紙は棚と箱、デジタルはフォルダ）」「保管期間と根拠（規程・法令・職場で決定のいずれか）」「廃棄の手順（誰が判断し、どう処分するか）」「見直しの時期」「担当」です。
保管期間の数値は空欄にし、AIが推測で入れないでください。
書類の中身、団体名、氏名は書かず、すべて空欄にしてください。
5. 一か月運用して、次の種類へ広げる
決めたルールを一種類で一か月回し、迷った点を直してから、次の種類へ同じ型を広げます。
5. 完成例
以下は架空例です。保管期間は規程と法令から転記する前提の空欄です。
文書管理ルール（対象：会計記録）
番号の付け方：K-［年度］-［連番三桁］（例：K-2026-001）
保管場所：紙＝事務所の棚［段］の箱［番号］／デジタル＝共有フォルダ「会計記録／［年度］」
保管期間：［年］（根拠：［規程名／法令名／職場で決定・決定日］）
廃棄の手順：期間満了の翌月に［担当］が一覧を作り、［責任者］が確認後、［処分方法］で処分。処分日を台帳に記録。
見直し：年に一回、［月］に担当が確認。
担当：［氏名］（不在時は［氏名］）
番号・場所・期間・廃棄の四つが一種類の書類について決まっています。
6. 使うときの注意
個人情報を含む書類の廃棄は、シュレッダーや溶解処理など、職場の規程に沿った方法にします。通常のごみに出しません。
保管期間の根拠は、書類ごとに記録します。「たぶん〇年」で運用すると、必要な書類を早く捨てたり、不要な書類を抱え続けたりします。
デジタルの書類は、削除の前にバックアップと復元の可否を確認します。
7. 今日できたこと
- 一種類の書類から始められた。
- 保管期間を規程と法令から確かめられた。
- 番号・場所・期間・廃棄の四つを決められた。
- 書類の中身をAIへ渡さずに済んだ。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：一種類の書類で回り出したら、あとは同じ型を横に広げるだけや。全部を一度に決めんでええんやで。