やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「月末になると、勤怠の集計に時間がかかります。毎月、表の形が少しずつ違っていて、人が増えたり休みの書き方が変わったりするたびに直しています。合計が合っているかも不安です」
集計に時間がかかるときは、計算の速さより先に、集計表の形が毎月そろっているかを見直します。おすすめは、1人1行・1日1列の形を一つ決め、入力の決まり・合計の式・確認欄を固定した空のひな形を作っておくことです。
この集計表は、打刻データや出勤簿などの元の勤怠記録の代わりではありません。元の記録はそのまま残し、集計表は合計を出して確かめるために使います。要確認の欄を入口にして、元の記録との一致と、集計の漏れを確かめていきます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：表計算が得意でなくても大丈夫です。最初に形を一つ決めておくと、来月からの手間を減らしやすくなります。
なぜ形をそろえるのか：表の形が月ごとに違うと、そのたびに式を直したり、どこを見ればよいかを考え直したりすることになります。形が同じなら、式をそのまま使え、確かめる順番も毎月同じにできます。
この記事では、集計表の形をそろえるところまでを扱います。賃金の計算方法、割増の扱い、労働時間の考え方は、職場の就業規則と担当者、必要に応じて社会保険労務士などの専門家に確認してください。
3. 今日使うAI・道具
- 表計算ソフト（職場で使っているもの）
- 職場の正式な勤怠記録（打刻データ、出勤簿、休暇の届出など）
- ChatGPTなどの生成AI（空の表の項目案や、式の書き方を聞くときだけ）
生成AIには、職員の名前や実際の勤務時間を入力しません。「1人1行・1日1列の勤怠集計表の項目案を出してください」のように、中身の入っていない形だけを相談します。
4. 実際にやってみる
1. 集計表の形を一つ決める
縦に人、横に日付を並べます。1人を1行、1日を1列にし、この形を毎月変えないことにします。
A列：職員番号
B列：氏名
C列〜AG列：1日〜31日
AH列：出勤日数（式）
AI列：合計時間（式）
AJ列：要確認（打刻漏れ・例外の有無）
AK列：確認者・確認日
月によって日数が違っても、31日分の列を用意し、その月にない日は「－」を入れて灰色にしておきます。列の位置が毎月同じなら、式もそのまま使えます。
2. 入力の決まりを、表の一番上か別のシートに書く
入力の決まりがあいまいだと、式で正しく数えられません。次のように決めて、表に添えます。
・勤務した日：勤務時間を数字で入れる（8.5＝8時間30分。分は書かない）
・休んだ日：決まった記号だけを使う（例：有＝有給休暇、特＝特別休暇、欠＝欠勤）
・まだ確かめていない日：「？」を入れ、要確認の欄に理由を書く
・空欄：その日は勤務の予定がない日だけ
「休」「やすみ」「×」のように人によって書き方が違うと、数えられません。記号は一覧から選ぶ形にしておくと、書き間違いを防げます。
3. 合計は手で足さず、式で出す
出勤日数や合計時間は、手で数えずに式で出します。何を「出勤日数」として数えるかは、職場の決まりに沿って決めます（例：勤務時間の数字が入っている日だけを数える）。
式の書き方が分からないときは、生成AIに次のように聞けます。
表計算で、C列からAG列のうち「数字が入っているセル」の数と、その合計を出す式を、それぞれ教えてください。「有」「特」「欠」「？」「－」の文字は数えないでください。実際のデータは入力しません。
AIが出した式は、次の5で架空の数日分を使って試してから、本番の表に入れます。
4. 例外は合計の欄に書き込まず、要確認の欄に残す
打刻漏れ、遅刻・早退、休みの種類が分からない日などは、合計の欄を手で直さず、その日に「？」を入れ、要確認の欄に「12日 打刻なし」のように書きます。元の記録で確かめ終わったら、数字か記号に直し、確認者と日付を残します。
打刻漏れの確かめ方は、勤怠の打刻漏れを、日付・勤務実績・確認先から修正依頼するにまとめています。
5. 架空の数日分で、入力から検算まで試す
本番で使う前に、架空の一人・数日分を入れて、式が思ったとおりに動くかを確かめます。答えが分かっている例で試すのが大事です。
架空の一人（5日分）
1日：8 2日：6.5 3日：有 4日：？ 5日：8
期待する答え：出勤日数 3日／合計時間 22.5時間／要確認 4日
式の答えが期待する答えと違えば、式か入力の決まりを見直します。
6. 翌月は、入力の入っていない空のひな形から作る
先月の表をそのままコピーすると、先月の勤務時間や確認済みの印が残ってしまうことがあります。翌月は、入力も確認の記録も入っていない空のひな形を複製し、対象の月・対象者・その月の最終日・式の範囲を確かめてから使います。入社・退職で人が変わったときは、行を足すか、退職した人の行に「対象外」と書きます。
よくある失敗
- 先月の表をそのまま使い回して、先月の数字や確認の印が残る
- 休みの書き方が人によって違い、式で数えられない
- 確かめていない日を、推測で数字にしてしまう
- 集計表だけを残して、元の勤怠記録を確かめられなくなる
5. 完成例
以下は架空の例です。
職員番号｜氏名 ｜1日｜2日｜3日｜…｜出勤日数｜合計時間｜要確認 ｜確認
001 ｜架空A ｜8 ｜有 ｜8 ｜…｜20 ｜160.0 ｜なし ｜済 10/1
002 ｜架空B ｜6 ｜6 ｜？ ｜…｜18 ｜108.0 ｜3日 打刻なし ｜未
003 ｜架空C ｜特 ｜8 ｜8 ｜…｜21 ｜168.0 ｜1日 休みの種類 ｜未
合計は式で出ていて、要確認の欄から順に、元の記録と照らせる形になっています。
6. 使うときの注意
集計表の形をそろえても、元の勤怠記録が正しくなければ、合計も正しくなりません。打刻データや届出と照らす作業は残ります。集計表は、始業・終業の時刻の記録の代わりにはなりません。
割増賃金、休憩時間の扱い、労働時間の数え方は、職場の決まりと法令に沿って判断します。この記事の表は、集計を見やすくするためのもので、賃金の計算方法を決めるものではありません。
職員の氏名や勤務の記録は個人情報です。表の保存場所、閲覧できる人、生成AIに入力しないことを、職場のルールで確認してください。
7. 今日できたこと
- 勤怠の集計表を「1人1行・1日1列」の形に決められた。
- 入力の決まりを表に添えられた。
- 合計を式で出し、例外を要確認の欄に分けられた。
- 架空の数日分で、式を検算できた。
今日は、空の表に見出しと入力の決まりを書けただけでも十分です。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：まずは架空の一人分で、集計できるか試してみましょう。うまく動いたら、来月から同じ形で使えます。