やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「毎朝、送迎の割り当て表を手で作っています。その日の予定と、運転できる人、使える車を頭の中で合わせているので時間がかかり、人や車の時間の重なりも心配です」
割り当てを組みやすくするには、基本の一覧と、その日の予定を分けて持ちます。基本の一覧は、運転できる人と車。その日の予定は、時間・行き先・人数です。毎朝、当日の出勤や車の状況を確かめてから、予定を時間順に並べて人と車を割り当て、人と車の両方の重なりを確かめます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：頭の中で合わせていることを、表に書き出すところから始めましょう。基本の一覧は、変わったときに直せば使い続けられます。
なぜ人と車を別々に確かめるのか：担当の人を替えれば重なりが消えたように見えても、同じ車がまだ前の便で使われていることがあります。人の重なりと車の重なりは、別々に確かめる必要があります。
送迎の安全の決まり（乗車の定員、運転できる人の条件、休憩、車の点検、天候による判断など）は、職場のルールと法令によって決まります。この記事では表の作り方を扱い、安全の判断は職場の責任者に確認してください。
3. 今日使うAI・道具
- 表計算ソフト
- 職場の正式な予定（送迎の依頼、予約の一覧など）
- 運転できる人と車の一覧（職場が認めたもの）
- ChatGPTなどの生成AI（空の表の項目案や、式の書き方を聞くときだけ）
生成AIには、利用者やお客様の名前・住所、運転する人の個人情報を入力しません。
4. 実際にやってみる
1. 基本の一覧を作る（シート1）
運転できる人の一覧：名前｜運転できる車｜運転できる時間帯｜注意すること
車の一覧 ：車｜乗車定員（運転する人を含む）｜使える時間帯｜点検の予定
「運転できる車」「乗車定員」は、職場で認められた条件をそのまま書きます。乗車定員には、運転する人も含まれます。人や車の条件が変わったら、この一覧を直します。
2. その日の予定を、決まった形で並べる（シート2）
出発時刻｜行き先（地域名や記号）｜乗る人数｜戻りの目安（乗り降りの時間を含む）｜担当（空欄）｜車（空欄）
戻りの目安には、移動の時間だけでなく、乗り降りや準備にかかる時間も含めます。名前を記号に変えても、地域や予定の組み合わせから本人が分かることがあります。正式な一覧も割り当て表も、職場が認めた人と保存先だけで扱います。配る相手に必要な情報だけを残し、AIや外部へ実際の予定を渡しません。
3. 当日の状況を確かめる
組む前に、その日に出勤している人、使えない車（点検・故障など）、予定の変更を確かめます。
4. 時間順に並べ、人と車を割り当てて、重なりを確かめる
出発時刻で並べ替え、上から順に担当と車を入れていきます。そのとき、次の点を確かめます。
- 同じ人の占有時間が重なっていないか（準備・移動・休憩など職場で必要と定めた時間も含める）
- 同じ車の占有時間が重なっていないか（前の便の終了から次の便の開始まで、職場で定めた準備・点検などの時間を確保できるか）
- 乗る人数が、車の乗車定員（運転する人を含む）の中に入っているか
- 運転できる時間帯の中に入っているか
重なりは、表計算の式で印を付けられます。
5. 重なりがあったら、人・車・時刻のどれを変えるかを決める
重なりが見つかったら、担当だけを替えるのではなく、空いている車への変更、出発時刻の変更、または「未割り当て」として責任者へ相談するのかを決めます。変えたら、担当と車の欄を両方とも直し、変えた理由を表に残します。
6. 出発前に、運転する人と確かめる
できた表を、出発前に運転する人と確かめます。その日の変更（キャンセル、追加、時間の変更）は表の欄に書き足し、関係する人ともう一度確かめます。口頭だけで済ませません。
急な休みで担当が変わるときの連絡は、シフトを代わってほしいとき、相手と責任者へ相談する連絡例が参考になります。社用車の使い方の決まりは、社用車・共用車の使いっぱなしを、鍵・記録・給油の三点セットで整えるにまとめています。
よくある失敗
- 担当の人だけを替えて、車の重なりが残る
- 乗車定員に、運転する人を数え忘れる
- 戻りの目安に、乗り降りの時間を入れていない
- 当日の変更を口頭だけで伝え、表が古いままになる
AIへの頼み方の例
表計算で、担当者と車両を別々に見て、占有時間が重なる行へ印を付ける式の案を教えてください。占有時間には準備・移動など職場で決めた余裕を含めます。実際のデータは入力しません。架空の例で、同じ時刻に終わる便と始まる便も、必要な余裕を満たすか確認できる形にしてください。
AIが出した式は、架空の数行（重なる例と重ならない例）で試してから、本番の表に入れます。
5. 完成例
以下は架空の例です。
【変更前】
出発 ｜行き先｜人数｜戻り ｜担当 ｜車 ｜確認
8:30｜北地区｜3 ｜9:15｜架空A｜1号｜
8:40｜東地区｜2 ｜9:20｜架空B｜2号｜
9:00｜北地区｜4 ｜9:40｜架空A｜1号｜⚠ 担当も車も 8:30の便と重なり
【変更後】
出発 ｜行き先｜人数｜戻り ｜担当 ｜車 ｜確認
8:30｜北地区｜3 ｜9:15｜架空A｜1号｜済
8:40｜東地区｜2 ｜9:20｜架空B｜2号｜済
9:00｜北地区｜4 ｜9:40｜架空C｜3号｜済（担当と車を両方変更：1号は9:15まで使用中のため）
担当だけを架空Cに替えても、1号車は9:15まで前の便で使われているので、車も空いている3号車に替えています。空いている車がない場合は、時刻を変えるか、責任者に相談します。
6. 使うときの注意
割り当て表は、安全の決まりの代わりにはなりません。乗車の定員、運転できる人の条件、休憩、天候による判断などは、職場の責任者が決めた決まりに従ってください。
利用者・お客様の名前や住所は、個人情報です。割り当て表を配る範囲を決め、外に持ち出す紙やメッセージには必要な情報だけを書きます。
7. 今日できたこと
今日は、空の表に「担当」と「車」を別々の欄として作れれば一歩です。実際の割り当ては、安全条件を職場で確認してから進めましょう。
- 運転できる人と車の基本の一覧を作れた。
- その日の予定を、決まった形で並べられた。
- 人と車の両方の重なりを確かめられるようにした。
- 重なりがあったときに、何を変えるかを決められた。
今日は、基本の一覧の見出しを作れただけでも十分です。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：迷ったときは、安全の決まりを先に確かめましょう。人と車の両方を見る習慣が、毎朝の組み立てを落ち着いたものにしてくれます。