在庫の数が合わないとき——基準の日時をそろえて、記録と現物の差を順番に確かめる

1. 今日の相談

「在庫を数えたら、記録では10個あるはずなのに、棚には7個しかありませんでした。数え間違いなのか、記録の漏れなのか分からず、記録を7個に直してよいのか迷っています」

数が合わないときは、まず比べる基準の日時をそろえます。そのうえで、元の記録を残したまま、決まった順番で確かめます。おすすめの順番は、数え直し → 入出庫の記録の漏れ → 置き場所の違い → 単位の違いです。

確かめた結果は、理由が分かったものと分からないものに分けて残します。理由が分からない差も、職場の責任者が決めた承認の手順で扱います。

この記事は、棚卸し全体のやり方ではなく、差が出たあとに原因を確かめる手順を扱います。棚卸しの段取りは、記事の後半で案内します。

2. 大丈夫です

ほー先輩：数が合わないことは、珍しいことではありません。原因が分からないままでも、調べた範囲を残せば、次の手がかりになります。

なぜ基準の日時をそろえるのか：記録の数がいつ時点のものか、数えたのがいつかがずれていると、その間に入ったり出たりした分だけ、差が生まれます。比べる時点をそろえないと、本当の差かどうかが分かりません。

なぜ元の記録を残すのか：先に記録の数を上書きしてしまうと、あとから理由を調べられなくなります。記録の直し方は、職場の承認の手順に沿って行います。

3. 今日使うAI・道具

• 在庫の記録（帳簿、在庫管理の画面、表計算の一覧など）
• 入庫・出庫・返品・移動の記録（伝票、納品書、使った記録）
• 確認の結果を書く表（紙でも表計算でもよい）

この確認に、生成AIは必要ありません。使う場合も、実際の品名・取引先・数量を入れずに、「在庫の差を確かめる確認表の項目案」のような空の形だけを相談します。

4. 実際にやってみる

1. 比べる基準の日時をそろえる

記録の数が「いつ時点の数か」を確かめます。数えた日時と記録の日時がずれていたら、その間に入ったり出たりした数を、入出庫の記録から書き出します。

記録の時点：10月9日 18時（記録上 10個）
数えた時点：10月10日 10時（現物 7個）
その間の動き：10月10日 9時 出庫 2個（記録あり）
→ 基準をそろえた記録の数：8個　現物：7個　差：－1個

2. 数え直す

同じ品目をもう一度数えます。可能なら別の人が数えます。別の日に数え直すときは、その間の入出庫も書き出して、基準をそろえます。箱や袋に入ったままのもの、奥に隠れているもの、まとめて置かれているものを見落としていないかも確かめます。

3. 入庫・出庫の記録の漏れを探す

前回、数が合っていた日から今日までの、入庫・出庫・返品・移動の記録を並べます。次のような漏れがないかを見ます。

・使ったのに、出庫の記録をしていない
・入庫したことにしたが、まだ届いていない
・返品・交換の記録が、片方だけになっている
・別の場所へ移したのに、移動の記録をしていない

4. 置き場所の違いを確かめる

別の棚、別の倉庫、作業中の場所、一時置き場に置かれていないかを確かめます。似た品目と混ざっていないかも見ます。

5. 単位の違いを確かめる

記録は「箱」、数えたのは「個」のように、単位が違っていないかを確かめます。1箱に入っている数が変わった品目は、とくに注意します。

6. 分かったことと、分からないことを分けて残す

品目｜基準の日時｜記録の数｜現物の数｜差｜確かめたこと｜分かった理由｜まだ分からないこと｜確認者・日付

理由が分かった差も、分からない差も、記録の直し方は職場の承認の手順に従います。理由が分からない差は、推測で埋めずに、調べた範囲と一緒に責任者へ伝えます。

在庫を定期的に数える段取りは、物品の棚卸しは、数える前に「単位・場所・締め」を決める——数え間違いより、数え直しの手間を減らすにまとめています。

よくある失敗

• 記録の時点と数えた時点がずれたまま比べて、差を大きく見てしまう
• 先に記録の数を上書きして、あとから理由を調べられなくなる
• 分からない差を、推測で埋めてしまう
• 差の理由を、特定の人のせいだと決めつける

5. 完成例

以下は架空の例です。

品目　　｜基準の日時　｜記録｜現物｜差 ｜確かめたこと　　　　　　｜分かった理由　　　　　　｜まだ分からない｜確認
部品A　｜10/10 10時｜8 　｜7 　｜－1｜数え直し・記録・場所・単位｜－　　　　　　　　　　　｜1　　　　　　｜責任者へ 10/10
部品C　｜10/10 10時｜12　｜10　｜－2｜数え直し・記録　　　　　｜出庫の記録漏れ2（10/3）｜なし　　　　　｜承認の手順で記録を直す
消耗品B｜10/10 10時｜5箱 ｜60個｜0 ｜単位　　　　　　　　　　｜1箱12個で一致　　　　　｜なし　　　　　｜済 10/10

すべての差を一度に埋めようとせず、分からない差は調べた範囲と一緒に責任者へ伝えています。

6. 使うときの注意

数が合わない理由を、特定の人のせいだと決めつけないでください。差は、記録の仕組みや置き場所の決まりを見直す手がかりになります。

紛失・盗難・破損の疑いがあるときは、自分で判断せず、職場の決まった手順で責任者へ報告してください。

7. 今日できたこと

• 比べる基準の日時をそろえられた。
• 元の記録を残したまま、順番に確かめられた。
• 分かった理由と、分からない差を分けて残せた。
• 分からない差を、調べた範囲と一緒に責任者へ伝えられた。

今日は、基準の日時をそろえて差を出せただけでも十分です。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：理由が分かった差は、再発を減らす手がかりになります。分からない差は、ひとりで抱えずに伝えましょう。