一通のメールへ返信するテンプレ

届いたメールの要点と、自分が伝える三つの事実から、短く丁寧な返信案を作ります。

コピーして使えます

次のメールへの返信文を書いてください。
丁寧で失礼がなく、でも長すぎない文章にしてください。
「伝えたいこと」に書いていない約束、日付、理由、金額、手順は付け足さないでください。
元のメールで答えが必要な用件に抜けがあれば、「要確認」と示してください。

【相手のメールの要点】
（実際のメールを丸ごと貼らず、質問や依頼の要点だけを書く）

【伝えたいこと】
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使い方

上のテンプレをコピーします。
実際のメール本文や添付を丸ごと貼らず、相手の質問・依頼・期限を自分の言葉で短くメモします。
会社名、氏名、顧客、案件、連絡先、金額、具体的な日時や場所は、AIへ渡す前に置き換えるか削除します。「A社」「B様」に変えても、組み合わせで相手や案件が分かる材料は入力しません。
自分が伝える事実を三つまで書き、職場が承認しているAI環境で下書きを作ります。
送信前に、宛名、日付、金額、約束、添付、返答期限を元のメールと一項目ずつ照合します。正確な宛名や日時はAIの画面ではなく、承認されたメール画面で人が入れます。

ほー先輩：敬語はAIに整えてもらえる。でも、何を約束するかと、相手の問いに全部答えたかは、人が確かめるところやで。

⚠️ 苦情、契約変更、法的な通知、安全や医療に関わる連絡、金銭の確約は、このテンプレだけで返信を確定しません。担当者と正式な記録・手順を確認してください。