やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「メールの返信、返さなあかんのは分かってるんです。でも『お世話になっております』の続きが出てこなくて……気づいたら下書きのまま一日たってました」
これも、事務や現場のお仕事でよく聞く相談です。伝えたい中身は決まっている。日程は大丈夫、持ち物はこれ、と頭の中にはある。なのに文章にしようとすると、「この言い方は失礼かな」「そっけなく見えへんかな」と気になって、一通に30分。返信が遅れるほど、今度は「遅くなってすみません」の一文まで悩みはじめる。
この重たいループ、なんとかならへんかな、というのが今日の相談です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：AIには架空例から空の返信型を作ってもらえるで。でも、相手の問いと何を約束するかは、元メールと担当者へ戻って確かめよな。
AIが作る敬語も、相手との関係や職場の慣例に合う保証はありません。今日は実際のメール本文をAIへ渡さず、架空例から返信の空の型を作り、実際の内容は承認されたメール画面で人が入れます。
3. 今日使うAI・道具
今日使うのは1つだけです。
- ChatGPT（無料で始められます） … 実務と無関係な架空例から、返信の空の文型と確認欄を作ります。
- 承認されたメール画面と元メール … 実際の問い・日付・約束・宛先を記入し照合する正本です。
コピーして貼る対象は、実際のメールではなく架空例だけです。
4. 実際にやってみる
そのまま真似できる手順です。いきましょか。
ステップ1：実メールと添付をAI工程から外す
会社名、氏名、顧客、案件、連絡先、金額、日時、場所、メール本文、添付、履歴をAIへ入力しません。A社・B様へ変えても、用件の組み合わせから相手や案件を推測できるためです。
ステップ2：架空例から空の返信型を作る
実務と無関係な架空例から、メール返信の空の型を作ってください。 「宛名」「受け取った用件」「回答」「未回答・確認中」「次の行動」「結び」に分けてください。 約束、日付、理由、金額、期限、添付を作らず、未確認は「要確認」としてください。
【架空の用件】日程変更への返信 【架空の回答状態】一部は回答可、一部は担当確認中
ステップ3：元メールの問いを一件ずつ拾う
元メールを人が読み、質問・依頼・期限・添付・次の行動を別々にメモします。返信型を承認されたメール画面へ移し、各欄を元メールと担当者の確認結果から記入します。
ステップ4：送信前に全項目を照合する
宛名だけでなく、相手の問いへの回答漏れ、日付、金額、約束、添付、CC、返答期限、未回答の表示を一項目ずつ照合します。苦情・契約変更・法的通知・安全・医療・金銭の確約は正式手順と担当者を優先します。
ほー先輩：三か所だけやなく、相手の問いと約束を一件ずつ照合しよな。
5. 完成例
実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の相手・架空の内容です）
ビフォー（伝えたいことの走り書き）
・見学日の変更OK
・7/10(金)14時なら空いてる
・当日は正面玄関から
アフター（ChatGPTが包んでくれた返信）
田中様
お世話になっております。
見学日程のご変更の件、承知いたしました。
7月10日（金）14時でしたらご案内が可能です。
ご都合いかがでしょうか。
当日は正面玄関よりお越しください。
お会いできるのを楽しみにしております。
どうぞよろしくお願いいたします。
これは実務と無関係な架空例です。実務ではAIへこの内容を渡さず、空の型をメール画面へ移して元メールから人が記入・照合します。
よくある問い合わせへの返信を型にしておきたい場合は、問い合わせ返信の例文とテンプレも使えます。
元メールが英語なら、先に日本語で返す内容を決める英語メール返信の手順へ進みます。送ったメールへの返事が来ない場合は、同じ返信文を重ねず、やんわり確認する催促・リマインドメールで元の連絡日と必要な時期を整理してください。
6. 返信する前の確認
返信に必要なのは、相手の用件への答え・遅れた事情を伝える必要があるか・次の行動の3点です。事情を詳しく書きすぎず、必要な事実だけを箇条書きにしてから下書きを頼みます。
送信前に、名前・日付・金額・添付ファイル・返答期限・質問への回答を元メールと照合してください。実メールは仮名化後もAIへ渡さず、AIは架空例の空の型、事実・配慮・約束・送信は人と分けます。
7. 今日できたこと
今日できたことを、言葉にしておきますね。
- 実メール・添付・履歴をAI工程から外せた。
- 架空例から空の返信型を作れた。
- 元メールの問い・日付・約束・添付を一件ずつ照合できた。
この型は、お礼のメールにも、お断りのメールにも、そのまま使えます。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：返信の速さより、相手の問いに答え、約束を間違えへんことが先やで。空の型を使って、元メールへ戻りながら整えよな。