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テンプレ

入金確認メールテンプレ

未払いと決めつけず、請求番号、支払期限、入金確認日、返信してほしいことを正式な台帳から確認するメールを作ります。

コピーして使えます 
以下は架空の入金確認メモです。
「請求番号」「発行日と支払期限」「こちらの確認状況」
「相手に確認してほしいこと」「返信期限」の順で、
責めない入金確認メールを作ってください。

入金されていないと断定せず、メモにない支払状況、理由、
延滞金、法的対応、約束を付け足さないでください。
不明な箇所は「要確認」と残してください。

【入金確認メモ】
（取引先や請求が分かる情報を置き換えた内容）

使い方

  1. 上のテンプレをコピーします。
  2. 発行済み請求書、契約の支払条件、入金台帳から、請求番号、発行日、支払期限、金額、入金確認日を拾います。
  3. 取引先名、担当者名、口座番号、振込明細、個人の連絡先など、相手や取引が分かる情報を置き換えるか除きます。
  4. AIから返った文面を元資料と一行ずつ照らし、作っていない支払状況、理由、延滞金、期限、約束があれば削除します。
  5. 相手の返信後は、権限のある担当者が正式な入金台帳を更新します。AIの文面だけで未払いを確定しません。

ほー先輩：お金の連絡ほど、強い言葉より確認できる番号と日付やで。

⚠️ 振込先や請求先の変更が返信に含まれていたら、そのメールだけを信用せず、登録済みの連絡先など別の経路でも確認してください。