請求書の催促メールは、未払いと決めつけず請求番号から確認する

1. 今日の相談

「支払期限を過ぎましたが、入金が見つかりません。失礼にならずに確認したいです」

請求書の催促メールで最初にするのは、強い言葉を選ぶことではありません。相手が払っていないと決めつけず、請求番号、発行日、支払期限、こちらの確認日、返信してほしいことを正式な台帳からそろえます。

この記事では、支払期限後の最初の確認メールを扱います。契約に基づく正式な督促状や法的な回収手続きとは分け、行き違いの可能性を残したまま、同じ請求を双方で確認できる文面にします。

2. 大丈夫です

ほー先輩：振込名義や処理日のずれもある。まず同じ請求を見てるか確かめよ。

銀行の処理、社内承認、名義の違いなどで確認が遅れることもあります。理由を想像せず、双方が確かめられる情報に絞ります。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、請求台帳、発行済み請求書、契約の支払条件、送信履歴です。AIは実際の請求・入金情報を含まない空の確認メール様式を作る用途に限り、取引先、請求番号、金額、期限、口座、連絡先、振込明細、確認状況はAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 正式な請求と入金台帳を特定する

請求番号、発行日、金額、支払期限、入金の確認日を照らします。重複請求や取消済み請求でないかも確認します。

一部入金、複数請求のまとめ振込、振込手数料の差があると、請求額と着金額が一致しないことがあります。「入金なし」と一括りにせず、消込済み・一部確認・確認できない金額を分けます。

2. 営業日と処理状況を確認する

休日、振込名義、社内の消込待ちを確認します。台帳に反映されていないだけの可能性を残します。

海外送金や別通貨を扱う場合は、着金日、換算日、手数料の扱いを契約と経理担当へ戻します。AIに差額の理由や不足額を推測させません。

3. AIへ空の確認メール様式を頼む

実際の請求・入金情報を入力せずに使える、入金確認メールの空の様式を作ってください。
項目は「請求番号」「発行日と支払期限」「こちらの確認状況」「相手に確認してほしいこと」「返信期限」とします。
未入金と断定せず、支払状況、理由、延滞金、法的対応、約束を推測しない形にしてください。

できた空の様式を承認されたメール画面へ移し、請求台帳・発行済み請求書・契約・入金台帳から権限のある人が記入します。実際の請求・入金情報をAI画面へ戻しません。

4. 金額と期限を人が照合する

請求書、契約、台帳を、入金確認の権限がある人が確認します。AIの文面だけで未払いを確定しません。

5. 返信後の処理先を決める

支払済みとの返信があれば、承認された経路で振込日と名義を確認します。延滞対応や取引停止は、職場の正式手順と責任者へ戻します。

確認結果はメール箱だけに残さず、請求台帳へ確認日、相手の回答、次の確認日を記録します。請求書の再発行や金額訂正が必要になった場合は、入金確認メールの続きで済ませず、正式な訂正手順を使います。

5. 完成例

以下は架空の例です。

件名：請求番号A-208のお支払い状況のご確認

B社 ご担当者様

請求番号A-208（発行日7月1日、支払期限7月15日）について、
7月16日時点で弊社台帳への入金反映を確認できておりません。

行き違いでしたら申し訳ありません。
お支払い状況をご確認のうえ、7月18日までにご返信いただけますでしょうか。

未払いと断定せず、請求番号と確認日を明記しています。

段階別の連絡例（そのまま使えます）

[　] の中を、請求書と入金台帳から写してください。未払いと決めつけないのが全段階に共通する原則です。入金は反映の遅れ、振込名義の違い、行き違いで確認できないことがあります。

① 1回目（期限の直後・いちばん柔らかく）

件名：請求番号[番号]のお支払い状況のご確認

[会社名] ご担当者様

いつもお世話になっております。[自社名]の[氏名]です。

請求番号[番号]（発行日[日付]、お支払期限[日付]）について、
[確認日]時点で弊社にて入金の確認ができておりません。

行き違いでしたら申し訳ございません。
お手数ですが、お支払い状況をご確認いただけますでしょうか。

② 2回目（1回目に返信がないとき）

件名：【再送】請求番号[番号]のお支払いについて

[日付]にお送りしたご連絡について、その後いかがでしょうか。

【請求番号】[番号]
【金額】[金額]
【お支払期限】[日付]
【確認日】[確認日]時点で入金を確認できておりません

お手数ですが、[日付]までにお支払い予定日をお知らせいただけますでしょうか。
すでにお手続き済みでしたら、恐れ入りますがお振込日をお教えください。

「まだですか」ではなく「予定日を教えてください」と聞くと、相手も答えやすくなります。

③ 支払予定日を教えてもらえたとき

ご連絡ありがとうございます。
[日付]にお振込いただける旨、承知いたしました。

入金を確認しましたら、あらためてご連絡いたします。
お手数をおかけし、ありがとうございました。

④ 振込名義が違って確認できないとき

[確認日]付で[金額]のご入金を確認いたしましたが、
お振込名義が[名義]となっており、請求番号[番号]のものか確認できておりません。

お手数ですが、こちらのご入金が請求番号[番号]に対するものか、
ご確認いただけますでしょうか。

⑤ 金額が請求と違うとき

[確認日]付で[入金額]のご入金を確認いたしました。
ありがとうございます。

請求番号[番号]の請求額は[請求額]でございます。
差額[差額]について、[相殺・値引きなど]のご事情がございましたら、
お教えいただけますでしょうか。
こちらの請求誤りでしたら、訂正のうえあらためてご請求いたします。

自社の誤りの可能性を先に置きます。相手を疑う形にしないためです。

⑥ 入金を確認できたとき

[日付]付で、請求番号[番号]のご入金を確認いたしました。
ご対応いただき、ありがとうございました。

引き続きよろしくお願いいたします。

確認できたら必ず一報を入れます。これがないと、相手は自分の処理が正しかったか分かりません。

催促・確認・お礼など、場面ごとの書き出しを手元に置きたい場合は、仕事の文例・プロンプト100で実物3ページと無料サンプルを先に確認できます。

入金の連絡に書かないほうがよいこと

• 「ご入金いただけておりません」と断定— 反映の遅れや行き違いがあります。「確認できておりません」と書きます
• 確認日を書かない— いつ時点の話か分からないと、相手は照合できません
• 請求番号を書かない— 相手が複数の請求を抱えている場合、探す手間を丸投げすることになります
• 感情や催促の圧（「至急」「困っております」）— 事実と期日だけで十分伝わります
• 社内の担当者名を出して責める形— 相手の社内事情はこちらから触れません
• 法的手段をほのめかす— この段階で書くことではありません。必要なら責任者と相談してから、正式な手順で進めます

6. 使うときの注意

送金先の変更や再振込をメールだけで案内しません。口座変更が必要な場合は、登録済み連絡先など別の経路でも確認します。

延滞金、督促の段階、取引停止、法的対応はAIに判断させず、契約と職場の正式な回収手順へ戻します。

最初の確認メールではなく、職場の承認を得て正式な書面を出す段階なら、督促状を事実・依頼・期限から書く方法へ進んでください。同じ請求についてメールと書面を重ねるときは、送付日と回答状況を正式な台帳へ残します。

7. 今日できたこと

• 正式な請求番号と期限を確認できた。
• 未払いと決めつけずに連絡できた。
• 入金確認日と返信期限を分けられた。
• 返信後の処理を正式手順へ戻せた。

入金確認の前に、請求書を発行できているかを確かめたい場合は、請求漏れを原本から確認する方法も使えます。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：お金の確認は、強く言うより同じ記録を一緒に見ることからやで。