入金が確認できないとき、請求番号と支払予定日から連絡する

1. 今日の相談

「支払期限を過ぎましたが、入金が見つかりません。失礼にならずに確認したいです」

入金確認の連絡は、相手が払っていないと決めつけず、請求番号、発行日、支払期限、こちらの確認日、返信してほしいことを正式な台帳からそろえます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：振込名義や処理日のずれもある。まず同じ請求を見てるか確かめよ。

銀行の処理、社内承認、名義の違いなどで確認が遅れることもあります。理由を想像せず、双方が確かめられる情報に絞ります。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、請求台帳、発行済み請求書、契約の支払条件、送信履歴です。口座番号、取引先の個人連絡先、他社の請求情報、振込明細の画像はAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 正式な請求と入金台帳を特定する

請求番号、発行日、金額、支払期限、入金の確認日を照らします。重複請求や取消済み請求でないかも確認します。

一部入金、複数請求のまとめ振込、振込手数料の差があると、請求額と着金額が一致しないことがあります。「入金なし」と一括りにせず、消込済み・一部確認・確認できない金額を分けます。

2. 営業日と処理状況を確認する

休日、振込名義、社内の消込待ちを確認します。台帳に反映されていないだけの可能性を残します。

海外送金や別通貨を扱う場合は、着金日、換算日、手数料の扱いを契約と経理担当へ戻します。AIに差額の理由や不足額を推測させません。

3. AIへ確認文の下書きを頼む

以下は架空の入金確認メモです。
「請求番号」「発行日と支払期限」「こちらの確認状況」
「相手に確認してほしいこと」「返信期限」の順で、
責めない入金確認メールを作ってください。

入金されていないと断定せず、メモにない支払状況、理由、
延滞金、法的対応、約束を付け足さないでください。
不明な箇所は「要確認」と残してください。

【入金確認メモ】
（取引先や請求が分かる情報を置き換えた内容）

4. 金額と期限を人が照合する

請求書、契約、台帳を、入金確認の権限がある人が確認します。AIの文面だけで未払いを確定しません。

5. 返信後の処理先を決める

支払済みとの返信があれば、承認された経路で振込日と名義を確認します。延滞対応や取引停止は、職場の正式手順と責任者へ戻します。

確認結果はメール箱だけに残さず、請求台帳へ確認日、相手の回答、次の確認日を記録します。請求書の再発行や金額訂正が必要になった場合は、入金確認メールの続きで済ませず、正式な訂正手順を使います。

5. 完成例

以下は架空の例です。

件名：請求番号A-208のお支払い状況のご確認

B社 ご担当者様

請求番号A-208（発行日7月1日、支払期限7月15日）について、
7月16日時点で弊社台帳への入金反映を確認できておりません。

行き違いでしたら申し訳ありません。
お支払い状況をご確認のうえ、7月18日までにご返信いただけますでしょうか。

未払いと断定せず、請求番号と確認日を明記しています。

6. 使うときの注意

送金先の変更や再振込をメールだけで案内しません。口座変更が必要な場合は、登録済み連絡先など別の経路でも確認します。

延滞金、督促の段階、取引停止、法的対応はAIに判断させず、契約と職場の正式な回収手順へ戻します。

7. 今日できたこと

• 正式な請求番号と期限を確認できた。
• 未払いと決めつけずに連絡できた。
• 入金確認日と返信期限を分けられた。
• 返信後の処理を正式手順へ戻せた。

入金確認の前に、請求書を発行できているかを確かめたい場合は、請求漏れを原本から確認する方法も使えます。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：お金の確認は、強く言うより同じ記録を一緒に見ることからやで。