必要資料の未着確認メールテンプレ

受領済み、現在確認できない資料、提出方法、必要日を受付記録から分け、責めない確認メールを作ります。

コピーして使えます

以下は架空の資料受領メモです。
「受領済みの資料」「現在確認できていない資料」
「提出方法」「必要日」「不明点」の順で、
責めない確認メールを作ってください。

相手が送っていないと断定せず、メモにない資料名、提出状況、期限、理由を付け足さないでください。
判断できない箇所は「要確認」と残してください。

【資料受領メモ】
（相手や案件が分かる情報を置き換えた内容）

使い方

上のテンプレをコピーします。
提出物一覧、メール、フォーム、共有フォルダ、郵送の受付記録から「受領済み」「現在確認できない」「不要になった」を分けます。
相手の名前、案件名、資料の中身、本人確認書類、契約書、口座情報、未公開データをAIへ渡さず、必要な資料名も特定されない形に置き換えます。
AIから返った文面を受付記録と一行ずつ照らし、作っていない資料名、提出状況、期限、理由があれば削除します。
受領後は正式な台帳を更新し、重複した催促が起きないよう担当者間で共有します。

ほー先輩：届いてへん理由やなく、今そろってない物だけ確かめよ。

⚠️ 機微な資料は通常メールへ添付させず、職場で承認されたフォームや共有場所を案内してください。アクセス権と期限も人が確認します。