必要な資料が届かないとき、未着のものだけ確認する

1. 今日の相談

「お願いした資料がそろっていません。何度も催促しているように見えないか心配です」

資料の未着確認は、相手が送っていないと決めつけず、受領済み、未着、提出方法、必要日、代替できる資料を受付記録から分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：メールの行き違いや格納先の違いもある。まず今ある物から確認しよ。

「まだですか」と聞くより、受け取れている物と確認できていない物を一覧にすると、双方が同じ状態を見られます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、提出物一覧、受領記録、共有フォルダ、送信履歴です。資料の中身、本人確認書類、契約書、口座情報、未公開データはAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 受領経路を全部確認する

メール、フォーム、共有フォルダ、郵送の受付記録を確認します。別の担当者が受け取っていないかも見ます。

リンク切れ、権限不足、迷惑メール、ファイル名の違いで「届いているが開けない」場合もあります。受領の有無と、内容を確認できる状態かを別々に記録します。

2. 受領済みと未着を分ける

必要資料の正式な一覧に照らし、「受領済み」「確認できていない」「不要になった」を分けます。

同じ資料名でも、対象期間、版、署名・押印の有無、ファイル形式が違えば不足のままです。「資料A」だけでなく、「何月分のどの版を確認できていないか」まで一覧でそろえます。

3. AIへ空の確認メールだけを頼む

実際の相手・案件・資料名・受付状況を入力せずに使える、
資料の未着確認メールの空の様式を作ってください。
項目は「受領済みの資料」「現在確認できていない資料」
「提出方法」「必要日」「不明点」とします。
相手が送っていないと断定せず、資料名、提出状況、期限、理由を推測しないでください。
人が記入していない欄は「要確認」と残せる形にしてください。

空の様式を承認されたメール画面へ移し、実際の相手、資料名、受領状況、提出方法、必要日は受付記録を見ながら人が記入します。機微資料の中身や受付情報をAIへ戻しません。

4. 提出方法を安全にする

機微な資料は通常メールへ添付させず、承認済みフォームや共有場所を案内します。アクセス権と期限も確認します。

5. 受領したら台帳を更新する

返信だけで終わらず、受付日、版、確認者を正式な受領記録へ残します。

再提出があった場合は、旧版を誤って使わないよう最新版の保管先と旧版の扱いを決めます。資料の中身に不備がある場合は、未着確認とは分けて、確認できた不備だけを別の連絡にします。

5. 完成例

以下は架空の例です。

件名：提出資料の受領状況について

B様

現在、申込書と見積書を受領しております。
本人確認書類については、7月16日時点で弊社の受付記録を確認できておりません。

すでにご提出済みでしたら、行き違いとなり申し訳ありません。
通常メールには添付せず、ご案内済みの専用フォームから7月19日までにご提出ください。

未送付と断定せず、安全な提出方法を案内しています。

6. 使うときの注意

本人確認、契約、健康、財務などの資料は、通常メールや個人アカウントで集めません。職場で承認された提出先と保管ルールを使います。

資料の不足で受付や契約がどうなるかは、AIに決めさせず、規約と責任者の判断へ戻します。

7. 今日できたこと

• 受領済みと未着を分けられた。
• 相手が送っていないと断定しなかった。
• 必要日と提出方法を確認できた。
• 受領後の記録先を決められた。

一度確認しても返事がない場合は、相手を責めない催促メールの作り方も参考になります。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：足りない物だけやなく、届いてる物も書くと確認しやすいで。