やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「うちの職場、毎日日報を出すんです。今日やったことは、もちろん覚えてます。でもそれを報告書の文章にするのが、一日の最後の力仕事で……。書き出しで固まって、気づけば20分。正直、日報のために残業してる日もあります」
毎日の日報・週報・作業報告。よく聞く相談です。内容はある。ないのは、疲れた頭で文章を組み立てる余力。短い作業でも毎日続けば負担になります。そこで、事実のメモと文章を整える作業を分けます。
この毎日の力仕事を軽くしたい、というのが今日の相談です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：大丈夫やで。ええこと教えたるわ。「今日何やったん？」って同僚に聞かれたら、普通にしゃべれるやろ？ しゃべれることは、書けることやねん。書く前に、しゃべってしまえばええ。
そうなんです。今日の型はシンプルです。AIには架空例で日報の空の型だけを作ってもらい、今日やったことは職場で承認された日報画面や用紙へ直接入れる。
「箇条書きのメモすら書く気力がない」という日は、承認された日報画面の音声入力を使えます。AIへ実際の仕事を話したり貼ったりせず、見出しと確認欄を先に用意しておくのが今日のやり方です。
3. 今日使うAI・道具
今日使う道具は2つです。
- 職場で承認された日報画面・音声入力 … 今日やったことを正式な提出先へ直接記録します。
- ChatGPT（無料で始められます） … 実際の仕事を渡さず、架空例から日報の空の型と確認欄だけを作ってもらいます。
タイピングが得意な人は、音声入力の代わりに走り書きでも構いません。
4. 実際にやってみる
順番にいきましょか。
ステップ1：AIに空の日報型だけを頼む
実際の仕事、取引先、案件、件数、日時、決定事項はAIへ入力しません。無関係な架空例を使って、日報の見出しと確認欄だけを作ります。
ステップ2：ChatGPTに、このまま頼む
実際の仕事の情報は使わず、日報の空の様式を作ってください。 見出しは「今日の業務内容」「特記事項」「明日の予定」の3つにし、 各欄へ「確認元」「未確認」「確認者」の小さな確認欄を付けてください。 業務内容、件数、相手、日時、結果、予定は書き込まず、空欄のままにしてください。
見出しの3つは、お使いの日報の様式に合わせて差し替えます。一度確認済みの空の型を作れば、毎日AIを開く必要はありません。
ステップ3：正式な提出先へ、今日の仕事を直接記録する
職場で承認された日報画面や用紙を開き、元の記録を見ながら人が記入します。承認された音声入力を使う場合も、入力先は正式な日報画面に限定し、周囲に聞かれない場所と職場のルールを確認します。音声入力は「1時」と「7時」のように聞き違えるため、件数・時刻・日付・決定事項を元記録と照合して提出します。
ほー先輩：帰り道の頭の中で日報を組み立てる、あの時間がなくなるんが一番でかいで。仕事の報告は職場で終わらせて、帰り道は好きな歌でも聴いとき。
5. 完成例
実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の職場・架空の内容です）
ビフォー（音声入力の文字起こしそのまま）
えーと今日は午前中が請求書の処理で えーと15件やって
午後からAさんと打ち合わせ 来月の行事の話で 会場は第2案で
進めることになって あと備品の発注やって それから明日は
朝イチで会議があるから 資料の印刷しとかなあかん
アフター（ChatGPTが整えた日報）
【今日の業務内容】
・請求書の処理（15件）
・Aさんと来月の行事について打ち合わせ
・備品の発注
【特記事項】
・行事の会場は第2案で進めることに決定しました。
【明日の予定】
・朝の会議に向けて資料を印刷します。
完成例は、AIへ渡してよい無関係な架空例です。実際の仕事ではこの見出し構造だけを使い、数字・決定事項・明日の予定は正式な記録を見ながら人が日報へ直接記入します。
6. 提出前に確認するところ
音声入力は「1時」と「7時」のように、数字や固有名詞を聞き違えることがあります。件数、時刻、日付、決定事項は、元のメモや職場の記録と一つずつ照合します。
AIが、話していない理由・評価・予定を補っていたら削ります。確認できない箇所は推測で埋めず、「要確認」と残します。
実際の業務情報は、名前を記号へ変えた形でもAIへ移しません。空の様式づくりはAI、実際の記入・事実確認・提出判断は人です。
7. 今日できたこと
今日できたことを、言葉にしておきますね。
- AIには空の様式だけを頼み、実際の仕事を渡さない線が分かった。
- 承認された日報画面・端末・入力機能・場所を先に確かめる流れを覚えた。
- 数字と決定事項を元記録で照合して提出する流れが分かった。
週報や月報でも、承認環境と確認手順を守り、見出しを職場の様式に合わせて使えます。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：しゃべれることは、書けることやで。書くのがしんどい日は、しゃべってしまえばええ。報告がすんだら、今日の仕事はもうおしまいや。早う帰って、ゆっくり休みや。また明日な。