やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「急に体調が悪くなって、欠席の連絡をしないといけないのに、何て書けばいいか分からなくなります。遅刻のときも同じで、焦っているほど文章がまとまりません。お休みの連絡や休みの連絡って、理由をどこまで書けばいいのか、失礼にならないか、毎回迷ってしまいます」
欠席や遅刻、お休みの連絡は、時間に追われるぶん、ふだんより言葉が出にくくなります。しかも相手に迷惑をかけるかもしれないと思うと、つい長く説明したくなる。
でも、急ぎの連絡で大事なのは、長い文章ではありません。欠席か遅刻か、今どういう状況か、このあとどうするか。この3つが伝われば、相手は動きやすくなります。
2. 大丈夫です
ほー先輩：大丈夫やで。こういう連絡は、うまい文章やなくて「必要なことが早く届く」ほうが大事や。短くても、ちゃんと失礼なく伝えられるで。
欠席連絡や遅刻連絡、休みの連絡で迷う人は、「ちゃんと説明しなきゃ」と思いすぎて止まることがあります。
でも、体調不良の詳しい内容や、家庭の事情を細かく書く必要はありません。相手が必要としているのは、まずこのあたりです。
- 欠席するのか、遅刻するのか、お休みするのか
- いつ分かったのか
- 到着できそうな時間、または今日は休むのか
- 必要なら、あとで改めて連絡するのか
急な場面で実際の体調、家庭事情、勤務・授業予定をAIへ入力する必要はありません。平時に完全な架空例で空の連絡型を用意し、実際の連絡は職場・学校・施設の正式な手段で人が記入します。
3. 今日使うAI・道具
使うものは二つです。
- 職場・学校・施設の正式な連絡手順 … 連絡先、連絡手段、期限、代替連絡、引継ぎを確認します。
- ChatGPT（平時・任意） … 完全な架空例から、欠席・遅刻連絡の空の型を作ります。
氏名・職場名・連絡先・具体的な日時や場所を置き換えても、欠席理由や勤務予定との組み合わせから本人を推測できます。実際の診断名、症状、家族の事情、欠席・遅刻日時、到着見込み、引継ぎはAIへ入れません。
4. 実際にやってみる
そのまま真似できる手順です。いきましょか。
ステップ1：必要なことだけメモする
まずは、文章にしようとせず、材料だけ出します。
今日は体調不良で休みたい
朝の時点で連絡
必要なら午後に改めて状況を伝える
遅刻の場合は、こんな感じです。
電車遅延で遅れる
到着は10時20分ごろ
急ぎの用件があれば電話してほしい
これくらいで十分です。長く説明しようとしなくて大丈夫です。
ステップ2：平時に、架空例から空の連絡型を作る
欠席の場合は、次のように頼みます。
実在する人や予定には使わず、欠席・遅刻連絡の空の型を作ってください。 「欠席・遅刻の別」「対象日」「連絡時刻」「必要最小限の理由」 「到着見込みまたは終日欠席」「引継ぎ」「次の連絡」「お詫び」を すべて（ ）の空欄にしてください。 診断名、症状、家庭事情、到着時刻、承認、代替担当を推測しない注意欄も付けてください。
作るのは空欄の型だけです。実際の理由、日時、到着見込み、引継ぎはAIへ追加しません。
ステップ3：正式な連絡手段で人が記入し、ルールを確認する
返ってきた文章を送る前に、ここだけ確認します。
- 連絡する相手は合っているか
- 連絡手段は合っているか
- 到着予定時刻や日付は合っているか
- 職場や学校、施設のルールに合っているか
欠席や遅刻の連絡には、場所ごとの決まりがあります。「電話が必要」「アプリで連絡」「何時までに連絡」などは、AIには分かりません。ここは自分で見ます。
ほー先輩：AIは文章を整えてくれるけど、その職場や施設の決まりまでは知らん。送る先と時間だけ、最後に自分で見たら安心やで。
5. 完成例
実際にやってみると、こんな感じです。（架空の内容です）
ビフォー（欠席のメモ）
体調不良
今日は休みたい
朝の時点で連絡
午後にまた様子を見て連絡できる
空の型へ人が入れた架空の欠席連絡
おはようございます。
本日、体調不良のためお休みをいただきたく、ご連絡しました。
急なご連絡となり申し訳ありません。
午後に改めて状況をご連絡いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
ビフォー（遅刻のメモ）
電車遅延
10時20分ごろ着きそう
急ぎのことがあれば電話してほしい
空の型へ人が入れた架空の遅刻連絡
おはようございます。
電車遅延のため、到着が10時20分ごろになる見込みです。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
急ぎの確認が必要な場合は、お電話いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
どちらも長くありません。でも、相手が知りたいことは入っています。短くても、ちゃんと伝わります。
場面別の連絡例（そのまま使えます）
[ ] の中を入れ替えてください。理由を詳しく書く必要はありません。相手が知りたいのは「いつ来るか」「今日の仕事をどうするか」です。
① 体調不良で休む
おはようございます。[氏名]です。
体調不良のため、本日はお休みをいただきたくご連絡いたしました。
急なご連絡となり申し訳ございません。
【本日の予定】[担当業務]については[引き継ぎ／延期でよいか確認したい]
【連絡】[時刻]頃に、あらためて状況をご連絡いたします
よろしくお願いいたします。
② 電車遅延で遅れる
おはようございます。[氏名]です。
[路線名]の遅延により、到着が[時刻]頃になる見込みです。
ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
[時刻]の[予定]については、[対応の希望／ご指示をお願いします]。
お急ぎの確認が必要な場合は、お電話いただけますと幸いです。
③ 到着が読めないとき
[理由]により、到着時刻の見込みが立っておりません。
[時刻]にあらためて状況をご連絡いたします。
[本日の予定]について、[誰か]に対応をお願いできますでしょうか。
見込みが立たないときは「立たない」と伝えます。無理に時刻を言うと、また連絡することになります。
④ 家族の看病・子どもの発熱など
おはようございます。[氏名]です。
[家族の体調不良／保育園からの連絡]により、
本日はお休みをいただきたくご連絡いたしました。
【本日の予定】[引き継ぎたいこと]
【連絡可否】[自宅から連絡は取れます／日中は取りづらいです]
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
「連絡が取れるかどうか」を書くと、職場が判断しやすくなります。
⑤ 数日続けて休むことになったとき
[日付]よりお休みをいただいております[氏名]です。
[日付]まで、引き続きお休みをいただきたくご連絡いたしました。
[医師の指示／回復の見込みなど、書ける範囲で]
【引き継ぎ】[担当業務]は[誰]にお願いできますでしょうか
【次のご連絡】[日付]
たびたび申し訳ございません。
⑥ 復帰の連絡
おはようございます。[氏名]です。
本日より復帰いたします。
お休みの間、ご対応いただきありがとうございました。
[引き継いでいただいた業務]について、
状況を確認させていただけますでしょうか。
欠席・遅刻の連絡で気をつけたいこと
- 連絡手段を守る— 職場が決めた方法（電話・チャット・アプリ）で送ります。同僚への個人的な連絡だけで済ませません
- 理由を詳しく書きすぎる— 症状や家庭の事情を細かく書く必要はありません
- 謝罪ばかりで情報がない— 「申し訳ありません」は一度で十分です。時刻と引き継ぎを書きます
- 後回しにする— 気まずくても、早いほど職場は動けます。分かった時点で連絡します
- 連絡しないまま様子を見る— 無断欠勤になります。見込みが立たなくても、まず一報を入れます
- 診断書などを自己判断で決める— 必要かどうかは職場のルールに従います
前もって休みを申し出る場合は、有給休暇の申請の頼み方を使ってください。
6. 送信前に確認するところ
欠席・遅刻する日時、到着見込み、引き継ぐ仕事を元の予定表と照合します。体調や家庭事情は、相手が動くために必要な範囲だけにします。
職場や学校が電話連絡を求めている場合は、メールやチャットだけで済ませません。緊急連絡網、連絡期限、送る相手を先に確認します。
名前や部署名、実際の理由、日時を置き換えてAIへ渡す方法は使いません。AIは平時の架空例で空の型まで、実際の連絡は正式な連絡手段の中で人が扱うと分けます。
7. 今日できたこと
今日できたことを、言葉にしておきますね。
- 欠席連絡を、短く丁寧な文にできた。
- 遅刻連絡で、到着予定時刻をきちんと伝えられた。
- 詳しく書きすぎず、必要なことだけ伝える感覚が分かった。
急な連絡で焦る日も、文章まで全部ひとりで抱えなくて大丈夫です。まず材料だけ出す。そこから整えれば、ちゃんと送れます。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：休む日や遅れる日は、それだけで気持ちが焦るよな。せやけど、連絡は短くてええ。必要なことを、早めに、正直に。それがいちばん相手にやさしいんやで。