行事当日の役割分担表を、承認済み計画から作る

1. 今日の相談

「来月、夏祭りの行事担当になったんです。受付、誘導、出し物の進行、写真の記録、片付け……係はだいたい決まってるんですけど、メモがあちこちにばらばらで。『誰が・何時に・どこで・何をするか』が一枚になっていないから、当日みんなから『私、次どこでしたっけ？』って聞かれる未来が見えていて」

行事の幹事あるあるです。係のメモ、時間割のメモ、去年の反省の走り書き——材料はそろっているのに、「当日に見る一枚」の形になっていない。作ろうとすると、表の枠を引くだけで時間が溶けていきます。

今日はその「形に整える」部分をAIに任せます。会議の進め方は会議の進行表、持ち物の抜け漏れは作業チェックリストでやりました。今日は行事当日の「人×時間帯×持ち場」を一枚にします。

2. 大丈夫です

ほー先輩：大丈夫やで。実際の職員名・勤務・配慮・配置を記号に変えてAIへ渡す必要はないで。架空例で「時間帯×係」の空の表を作り、確定内容は承認済み計画から人が入れよな。

理由は2つあります。

• 職員名を記号へ変えても、勤務時間・資格・健康・家庭事情・担当・場所の組み合わせから本人や職場を推測できます。実際の配置メモは外部AIへ渡しません
• そして、誰をどの係にするかは、AIには決められません。力仕事が得意な人、子どもの対応に慣れた人、その日午前だけ出勤の人——それを知っているのは職場だけ。AIが作るのは「表の形」まで、割当の判断は人の仕事です

3. 今日使うAI・道具

今日使うのは1つだけです。

• ChatGPT … 実際の行事・職場・職員と関係のない架空例から、時間帯×係の空の分担表を作る場合に使います。

職場で使ってよいか（承認された環境か）の確認も、いつもどおり先に。

4. 実際にやってみる

ステップ1：承認済み計画と決定権者を確認する

最新の行事計画、勤務表、会場図、資格・配置基準、休憩、引き継ぎ、緊急時の責任者を確認します。誰が配置を決め、変更を承認するかも明確にします。

ステップ2：架空例で空の型を作る

・受付 9:30〜10:00 Aさん Bさん（10時からBさんは誘導へ）
・誘導 10:00〜11:30 Bさん Cさん
・出し物の進行 10:15〜11:15 Dさん
・記録（写真） 全体 Eさん
・救護・本部 全体 Fさん
・片付け 11:30〜12:30 全員（Aさんは受付の集計）

次の架空のメモから、行事当日の空の役割分担表を作ってください。 ①縦に時間帯、横に係（受付・誘導・進行・記録・本部・片付け）の表にしてください。 ②担当者名は記号（Aさんなど）のまま使い、勝手に増やしたり入れ替えたりしないでください。 ③メモに仕事内容が書かれている係だけ、「主な仕事内容」を1行で添えてください。メモにない仕事は作らず「要確認」と書いてください。 ④引き継ぎが発生する箇所（人が係を移る時間）が分かるようにしてください。

【架空のメモ】（ここに貼る）

ステップ3：承認済み計画からAIの外で転記する

• 割当が現実に合っているかを確認します。「Bさん、受付から誘導への移動がぎりぎり」「この時間、救護が手薄」——気づけるのは現場を知る人だけ
• 実際の職員・時間・場所は、AIの画面では扱いません。職場で承認された書類や管理システムへ空の型を移し、承認済み計画から人が転記します
• 「要確認」と書かれた欄は、そのままにせず担当会議で埋めます

ほー先輩：AIの表は「下書きの枠」や。埋まってない欄と、人の動きの無理は、職場の目でしか見つからへんで。

5. 完成例

架空の例で見てみましょう。ステップ1のメモから、こんな表が返ってきます。

アフター（ChatGPTが整えた分担表・抜粋）

| 時間帯        | 受付       | 誘導       | 進行   | 記録  | 本部・救護 |
|--------------|-----------|-----------|--------|-------|-----------|
| 9:30-10:00   | Aさん・Bさん | —         | —      | Eさん | Fさん      |
| 10:00-10:15  | Aさん      | Bさん・Cさん | —      | Eさん | Fさん      |
| 10:15-11:15  | Aさん      | Bさん・Cさん | Dさん   | Eさん | Fさん      |
| 11:30-12:30  | Aさん(集計) | 片付け：全員（Aさんは受付集計）             |

★引き継ぎ：10:00 Bさんが受付→誘導へ移動（受付はAさん1名に）
★要確認：11:15以降も進行係が必要か／各係の主な仕事内容

「10時にBさんが移動したあと、受付が1人になる」——メモの段階では気づきにくかったことが、表になると見えてきます。ここに気づいて直すのが、人の仕事です。

6. 使う前に確認したいこと

守る線を3つだけ。実際の職員名・勤務・資格・健康・家庭事情・施設・日時・場所は、記号化しても外部AIへ渡しません。参加者の個人情報や個別配慮は、専用の承認済み記録で権限を分けて管理します。そして最終の割当、休憩、安全人数、当日の変更判断は、責任者と職場で決めます。

分担表が一枚になったら、作業チェックリストで持ち物・準備物側も固めると、当日の「あれどこ？」がさらに減ります。

7. 今日できたこと

• 架空例で、時間帯×係の空の表を作れた。
• 実際の職員・行事・配置をAIへ渡さず、架空例で空の型を作れた。
• 表から「人の動きの無理」を見つけて直すのは職場の仕事、という分担が分かった。

来年の行事でも、同じメモの取り方を使って分担の抜けを確認できます。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：行事の幹事はな、当日の人の動きを考える仕事がある。そやからこそ、準備の「表の清書」みたいな仕事はAIに手伝ってもらって、あなたは持ち場の抜けを確かめることに時間を使ったらええ。分担表は、みんなで動きを確認するための一枚やで。