月次の数字から「報告のことば」を作る

1. 今日の相談

「毎月末の報告書が憂うつなんです。集計自体は表計算でできてるんですよ。売上とか、来客の件数とか、前月との差とか。でもそれを『文章』にするのが苦手で。数字を並べただけだと『で、どうだったの？』と言われるし、かといって何を書けばいいのか。毎月、最後のひと仕事が重い」

これは業種を問わない月末の風物詩です。数字はある。でも報告は文章を求められる。この「表→ことば」の変換が、実はいちばん時間を食います。

今日は、確定した集計値から報告のことばを作ります。ただし、数字を扱うからこそ、AIとの分担を最初にはっきりさせます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：大丈夫やで。あなたの集計は終わってる——つまり材料は揃ってるんや。AIに頼むのは「数字を読める順番に並べ直す」とこだけ。ほんで今日いちばん大事な約束：AIに数字を作らせない・変えさせない・解釈を断定させない。数字の主導権は、最後まであなたが持つで。

線引きを最初に。

• 渡すのは、確定した集計値だけ。個人の成績や、個人が特定できる内訳（誰が何件、など）は渡しません。「全体で◯件」「前月比＋◯件」のレベルまで
• AIは計算も推測もさせない。前月比や割合も、自分で計算して渡します。AIが計算や推定で数字を「補う」と、報告に事実でない数字が混ざります
• 「なぜ増えたか・減ったか」の理由の断定はさせません。現場の事情を知っているのはあなたです。AIには「考えられる観点」まで

3. 今日使うAI・道具

今日使うのは1つだけです。

• ChatGPT（無料で始められます） … 確定済みの集計値を、報告書の文章の形に並べ直してもらいます。個人情報・未確定の数字は入力しません。

職場で使ってよいか（承認された環境か）の確認も、いつもどおり。

4. 実際にやってみる

ステップ1：確定した集計値を、箇条書きにする

【架空の例・雑貨店の月次】
・今月の売上：前月比 +8%（セール実施が要因と担当は見ている）
・来客数：1,240件（前月 1,150件）
・オンライン注文：320件（前月 290件）
・返品・交換：12件（前月 15件）

すべて確定した数字であること、個人が特定できる内訳がないことを確認します。会社名・店名も書かなくて大丈夫です。

ステップ2：ChatGPTに、文章化を頼む

月次報告の文章を作ります。確定済みの集計値を渡します。 ①「全体のまとめ（2〜3行）」→「項目ごとの実績」→「来月に向けて確認したいこと」の順にしてください。 ②渡した数字だけを使ってください。計算・推定で数字を作ったり、丸めたりしないでください。 ③増減の理由は、私のメモにある場合だけ書き、それ以外は断定せず「要確認」としてください。 ④読み手は忙しい上司です。結論を最初に、簡潔にしてください。

【今月の集計値】（ここに貼る）

ステップ3：数字を全数照合してから、提出する——ここが本体

• 出てきた報告文の数字を、元の集計表と1つずつ照合します。AIは桁や単位をうっかり変えることがあります。ここだけは指差し確認
• 「要確認」と残った増減の理由は、あなたが現場の事実で埋めます。分からなければ「要因は確認中」と正直に
• 提出の形式（様式・宛先）は職場のルールどおりに

5. 完成例

架空の集計から、こんな報告文になります。

アフター（ChatGPTが整えた報告文・抜粋）

【今月のまとめ】
売上は前月比+8%となりました。セールの実施が要因と見ています。
来客数・オンライン注文とも前月を上回り、返品・交換は減少しました。

【実績】
・来客数：1,240件（前月 1,150件）
・オンライン注文：320件（前月 290件）
・返品・交換：12件（前月 15件）

【来月に向けて】
・セール終了後の来客数の推移を確認

数字はすべて渡したものだけ。「で、どうだったの？」への答え（まとめ）が最初に来ている——これが読まれる報告の形です。

6. 使う前に確認したいこと

この使い方の値打ちは、月末の「最後のひと仕事」が軽くなることに加えて、報告の形が毎月そろうことです。同じ構成で続くと、読み手は前月との違いをすぐつかめます。

守る線をもう一度。渡すのは確定した集計値だけ・個人の内訳は渡さない・AIに数字を作らせない・提出前に元の表と全数照合・理由の断定はさせない。数字の信用は報告の信用そのものです。

集計そのものを整えるには表・箇条書きへの整理、集計の計算式にはExcelの数式をAIに聞くが使えます。

7. 今日できたこと

• 確定した集計値から、結論が最初に来る報告文を作れた。
• 数字はAIに作らせない・提出前に全数照合、という数字の守り方が分かった。
• 毎月同じ構成で報告できる型が手に入った。

来月の月末は、集計が終わった時点で報告も半分終わっています。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：報告書ってな、頑張った一か月を「伝わる形」にする仕事や。数字を並べるだけやと頑張りは伝わらへんし、飾りすぎると信用を失う。事実の数字に、読める順番——それだけで、あなたの一か月はちゃんと伝わるで。