送付状・添え状を、書類の中身を渡さず5分で作る

1. 今日の相談

「見積書と案内資料を郵送します。書類はできているのに、送付状の書き出しが分かりません。ネットの例文は堅すぎたり、季節のあいさつが長かったりして、どこまで必要か迷います」

送付状の役目は、文章力を見せることではありません。誰から、何を、何部、何のために送ったかを、受け取る人が確認できるようにすることです。

2. 大丈夫です

ほー先輩：書類の中身をAIに見せんでも作れるで。「見積書1部」「案内資料2部」「確認をお願いしたい」。これくらいで十分や。

宛先の氏名・住所・取引内容や、同封書類の本文はAIへ渡しません。一般形だけを作り、正確な宛名と日付は発送直前に承認された文書上で入れます。

3. 今日使うAI・道具

• ChatGPT … 書類の種類・部数・送付目的から、短い送付状の型を作ります。

職場で承認されたAI環境を使います。未公開の契約、見積金額、顧客情報が書かれた書類は貼り付けず、「書類A」「資料B」のような一般形だけで頼みます。

4. 実際にやってみる

ステップ1：必要な事実を4つだけ書く

差出人：B社 営業担当（架空）
送付目的：内容を確認してもらう
同封書類：見積書1部、案内資料2部
返答のお願い：不明点があれば連絡してほしい

ステップ2：一般形の送付状を頼む

次の一般情報だけを使い、書類に添える送付状の下書きを作ってください。 件名、短いあいさつ、送付目的、「記」以下の同封書類と部数、結びの順にしてください。 宛名・住所・日付・書類の内容・金額は作らず、必要な欄は「要記入」としてください。 メモにない約束、期限、謝罪、取引条件を足さないでください。

【一般情報】（ここに貼る）

ステップ3：封入物と一つずつ照合する

送付状に書いた書類名と部数を、実際の封入物と照らします。宛名、会社名、日付、差出人はAI画面ではなく、職場で承認された文書上で正確に転記します。

5. 完成例

要記入：日付
要記入：宛名

書類送付のご案内

いつもお世話になっております。
ご確認いただきたい書類を、下記のとおりお送りします。
ご不明な点がございましたら、ご連絡ください。

記
・見積書　1部
・案内資料　2部

以上

要記入：差出人

これは一般形の架空例です。実在の宛先や書類内容は使っていません。

6. 使う前に確認したいこと

頭語・結語や時候のあいさつは、職場の様式や相手との関係に合わせます。契約書、請求書、個人情報を含む書類は、送付先・封入物・送付方法を職場の正式な手順で確認してください。AIの下書きは発送確認の代わりにはなりません。

7. 今日できたこと

• 宛名や書類本文をAIへ渡さず、送付状の型を作れた。
• 書類名と部数を、発送前に照合する手順を持てた。
• 長いあいさつより、受け取る人が確認できる一枚を優先できた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：送付状ができたら、最後は封筒の宛名と中身を指さし確認や。文章より、そのひと手間が相手を安心させるで。