やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「見積書と案内資料を郵送します。書類はできているのに、送付状の書き出しが分かりません。ネットの例文は堅すぎたり、季節のあいさつが長かったりして、どこまで必要か迷います」
送付状の役目は、文章力を見せることではありません。誰から、何を、何部、何のために送ったかを、受け取る人が確認できるようにすることです。
2. 大丈夫です
ほー先輩：書類の中身をAIに見せんでも作れるで。「見積書1部」「案内資料2部」「確認をお願いしたい」。これくらいで十分や。
宛先の氏名・住所・取引内容や、同封書類の本文はAIへ渡しません。一般形だけを作り、正確な宛名と日付は発送直前に承認された文書上で入れます。
3. 今日使うAI・道具
- ChatGPT … 書類の種類・部数・送付目的から、短い送付状の型を作ります。
職場で承認されたAI環境を使います。未公開の契約、見積金額、顧客情報が書かれた書類は貼り付けず、「書類A」「資料B」のような一般形だけで頼みます。
4. 実際にやってみる
ステップ1：必要な事実を4つだけ書く
差出人：B社 営業担当（架空）
送付目的：内容を確認してもらう
同封書類：見積書1部、案内資料2部
返答のお願い：不明点があれば連絡してほしい
ステップ2：一般形の送付状を頼む
次の一般情報だけを使い、書類に添える送付状の下書きを作ってください。 件名、短いあいさつ、送付目的、「記」以下の同封書類と部数、結びの順にしてください。 宛名・住所・日付・書類の内容・金額は作らず、必要な欄は「要記入」としてください。 メモにない約束、期限、謝罪、取引条件を足さないでください。
【一般情報】（ここに貼る）
ステップ3：封入物と一つずつ照合する
送付状に書いた書類名と部数を、実際の封入物と照らします。宛名、会社名、日付、差出人はAI画面ではなく、職場で承認された文書上で正確に転記します。
原本、写し、返送用、相手用控えがある場合は、見た目だけで判断せず一部ずつ区分します。署名・押印が必要な書類は、権限のある人が完成状態を確認します。
ステップ4：受け取った人の次の行動を確認する
返送が必要なら、期限、返送方法、問い合わせ先を元の案内と照合します。ただ確認してもらうだけなら、AIに期限や返送を勝手に追加させません。発送日と送った書類は、職場の発送台帳や承認済みの管理方法に残します。
追跡できる送付方法を使う場合は、追跡番号、発送日、受領確認の担当を発送台帳へ残します。送付状や配送ラベルの画像をAIへ貼らず、住所変更や返送があったときは登録済みの連絡先で確認します。
5. 完成例
要記入：日付
要記入：宛名
書類送付のご案内
いつもお世話になっております。
ご確認いただきたい書類を、下記のとおりお送りします。
ご不明な点がございましたら、ご連絡ください。
記
・見積書 1部
・案内資料 2部
以上
要記入：差出人
これは一般形の架空例です。実在の宛先や書類内容は使っていません。
近い場面の記事として、FAX送付状の書き方とテンプレもあります。
6. 使う前に確認したいこと
頭語・結語や時候のあいさつは、職場の様式や相手との関係に合わせます。契約書、請求書、個人情報を含む書類は、送付先・封入物・送付方法を職場の正式な手順で確認してください。AIの下書きは発送確認の代わりにはなりません。
メール添付と郵送では、必要な案内が異なります。送付方法が変わったら、前回の送付状をそのまま使わず、封入もしくは添付する実物からもう一度作ります。
送付後に書類を差し替える場合は、どの版を無効にするか、相手へ破棄を依頼するかを正式手順で決めます。「新しい方を使ってください」だけで済ませず、書類名・版・日付をそろえます。
7. 今日できたこと
- 宛名や書類本文をAIへ渡さず、送付状の型を作れた。
- 書類名と部数を、発送前に照合する手順を持てた。
- 長いあいさつより、受け取る人が確認できる一枚を優先できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：送付状ができたら、最後は封筒の宛名と中身を指さし確認や。文章より、そのひと手間が相手を安心させるで。