社内・お店の用語集を作って、新しい人の『分からない』を減らす

1. 今日の相談

「新しいスタッフに『朝一でPOS確認して、定番を前出しして』と伝えたら、困った顔をされました。私たちには普通の言葉でも、初めての人には意味が分かりません。毎回説明する内容を一枚にしたいです」

社内用語や略語は、仕事を速くする一方で、新しい人を置いていくことがあります。まずはよく使う言葉・短い意味・使う場面の3列だけで始めます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：全部の言葉を集めんでええ。今日よく出た言葉を五つだけ。意味はAIに決めさせず、職場のみんなで確かめよか。

AIは用語の並びを整える役です。職場固有の意味、例外、正しい手順は知りません。定義を確定するのは、その業務を担当する人と責任者です。

3. 今日使うAI・道具

• ChatGPT … 確認済みの用語メモを、用語・意味・使う場面の表へ整えます。

顧客名、取引先名、価格体系、内部システム名、認証・防犯情報、公開していない仕組みはAIへ入れません。載せてよいか迷う言葉は、先に責任者へ確認します。

4. 実際にやってみる

ステップ1：よく出る言葉を5つ集める

前出し：棚の奥の商品を手前にそろえること
定番：いつも同じ棚で扱う商品
朝礼メモ：開店前に全員で確認する連絡
用語A：（説明はまだ・要確認）
略語B：（説明はまだ・要確認）

ステップ2：確認済みの説明だけを表にする

次の用語メモを「用語／短い意味／使う場面／確認先」の表に整理してください。 メモにない意味や手順を推測して足さないでください。 説明がない用語は、一般的な意味で埋めず「要確認」としてください。 新しい人が質問しやすい、やさしい言葉にしてください。

【責任者が確認した用語メモ】（ここに貼る）

ステップ3：職場で読み合わせる

担当者が一語ずつ確認し、部署や場面で意味が違う言葉には注記を付けます。最後に責任者、更新日、次の見直し日を書きます。

5. 完成例

AIが知らない言葉を「要確認」のまま残すことも、用語集の大事な品質です。

6. 使う前に確認したいこと

用語集に載っていることと、社外へ公開してよいことは別です。社外秘、個人情報、顧客・取引先情報、価格や契約、防犯・認証情報は、承認された資料の側で管理します。作業手順が必要な言葉は、手順書の記事へ分けます。

7. 今日できたこと

• 新しい人がつまずきやすい言葉を、一枚に集められた。
• AIに意味を作らせず、分からない言葉を「要確認」で残せた。
• 更新日と確認先を入れ、古くなりにくい用語集にできた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：知らん言葉があるんは、その人のせいやない。説明する側が地図を渡せたら、質問もしやすくなる。ええ受け入れ準備やで。