やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「月末になると、経費申請や領収書の提出を何度もお願いしています。『早く出してください』と書くのはきつく見えますが、締め作業もあるので曖昧にはできません」
毎月同じ案内をしているのに提出がそろわないと、事務担当者だけが追いかけているような気持ちになります。けれど、提出する側も、対象期間、必要な書類、申請先が一つでも曖昧だと手が止まります。
月末のリマインドは、注意する文章ではなく、今回の対象、必要な物、提出方法、締切、間に合わない場合の連絡先を一枚にそろえる文章です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：やさしく書くことと、締切をぼかすことは別やで。必要な日付は正確に、事情の決めつけは入れずに書こ。
大丈夫です。「お忙しいところ恐れ入ります」と何度も重ねなくても、条件が正確で相談先が分かれば、冷たい案内にはなりません。
まず、締切が正式に決まっているか確認します。会計処理、支払い、税務の扱いは職場ごとに異なるため、AIに一般的な締切や必要書類を作らせません。職場の経費規程、申請システム、担当者の案内を正本にします。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、職場の経費規程・申請一覧です。ChatGPTには架空の条件から案内文を整えてもらいます。
実在する社員名、取引先名、領収書画像、金額、口座、カード番号、申請URLはAIへ渡しません。「対象者A」「申請方法B」のように置き換えます。未提出者の特定や提出状況の管理は、承認された社内システムで行います。
4. 実際にやってみる
1. 対象期間と対象者を確定する
「今月分」だけでなく、何月何日から何月何日までかを確認します。全員対象か、立替経費がある人だけか、特定の部署かを分けます。AIに未提出者を推測させません。
2. 提出物を確認する
領収書原本、画像、申請フォーム、用途の記載など、職場で必要とされる物を確認します。電子領収書と紙の扱い、インボイス、税区分などは制度と職場ルールを確認し、案内文の都合で簡略化しません。
3. 方法と締切を一つにする
申請システム、共有フォルダ、紙の提出先など、正式な方法を書きます。複数の方法がある場合は、対象ごとに分けます。締切は曜日も添え、時刻が決まっている場合だけ書きます。
4. 間に合わない場合の連絡を用意する
「遅れないでください」だけでは相談しにくくなります。出張中、書類待ち、システム不具合などの場合に、誰へ、いつまでに連絡するかを書きます。遅れた理由をAIで評価しません。
5. AIに案内文を整えてもらう
次の架空の条件から、月末の経費提出リマインドを作ってください。
「対象期間」「提出するもの」「提出方法」「締切」「間に合わない場合」「問い合わせ先」を小見出しで分け、責める表現を使わず250字程度で書いてください。
条件にない必要書類、税区分、承認、罰則、未提出者名を足さないでください。
【架空の条件】 対象：7月1日から7月31日の立替経費 提出物：申請フォーム、領収書 方法：社内システムB 締切：8月2日（金）17時 遅れる場合：8月1日までに経理担当Aへ連絡
6. 一斉案内と個別確認を分ける
一斉案内では全員を未提出扱いにせず、「すでに提出済みの方はご対応不要です」と添えます。締切後は、承認済みの一覧で未提出を人が確認し、必要な人だけに個別連絡します。
5. 完成例
以下は架空の案内です。
件名：7月分 経費申請のご確認（8月2日締切）
7月分の立替経費について、提出内容をご確認ください。
【対象期間】
7月1日から7月31日まで
【提出するもの】
・申請フォーム
・領収書
【提出方法】
社内システムBから申請してください。
【締切】
8月2日（金）17時
間に合わない事情がある場合は、8月1日までに経理担当Aへご連絡ください。
すでに提出済みの方は、ご対応不要です。
この例は、提出を急かす言葉ではなく、行動に必要な条件を前に出しています。締切や提出方法は架空なので、実際には職場の規程とシステムを確認して入れ替えます。
6. 使うときの注意
領収書や経費申請には、購入先、金額、住所、カード情報などが含まれます。画像や申請一覧を個人向けAIへ貼らず、文章の型だけを架空情報で作ります。
経費が認められるか、どの勘定科目か、税区分をどうするかは、AIに自動決定させません。職場の承認者、経理担当、必要に応じて専門窓口が確認します。
経費処理そのものを見直したい場合は、会計ソフトを選ぶ前の整理で、現在の流れと必要な機能を書き出せます。返事がない人への個別連絡は、催促・リマインドメールの作り方を使えます。
7. 今日できたこと
- 対象期間と対象者を正確に書けた。
- 提出物、方法、締切を小見出しで分けられた。
- 間に合わない場合の相談先を残せた。
- 領収書や金額をAIへ渡さず、文章の型だけ作れた。
経費の締めは、強い言葉で人を動かす仕事ではありません。必要な条件を見える形にし、困ったときに早めに相談できる入口を作ることで、提出する人と確認する人の両方が動きやすくなります。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：締切はきちんと、言い方は落ち着いて。出す人が迷わん案内を作れたら、追いかける回数も減らしやすいで。