やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「フリーランスで仕事をしてるんですが、月末の請求書を送るとき、添えるメールの文面で毎回止まるんです。『請求書をお送りします。よろしくお願いします』だけだと味気ないし、お金の話だから変に飾るのも違う気がして……」
請求書そのものは、書式があるから作れる。悩むのは、それを送るときの「ひとこと」。毎月同じ文面の使い回しで、なんとなく事務的すぎる気がしている。かといって、月末の忙しいときに文面を練る余裕はない——。
小さいけれど毎月確実にやってくる、この気の重さをなんとかしたい、というのが今日の相談です。
2. 大丈夫です
ほー先輩：大丈夫やで。それにな、「味気ない気がする」って思えてる時点で、あなたは相手との関係を大事にできてる人や。あとは文面だけ、AIに手伝うてもらお。
AIは架空例から文型候補を作れますが、取引関係に合う温度や、請求条件の正しさを判断できません。宛先、対象期間、金額、税、支払期日、振込先、請求番号、添付、問い合わせ先を人が正本と照合します。
3. 今日使うAI・道具
今日使うのは1つだけです。
- ChatGPT（無料で始められます） … 実務と無関係な架空例から、請求書送付メールの空の型を作ります。
- 請求書・契約・受注記録・メール画面 … 実際の値を記入し照合する正本です。
請求書はいつも通り、お使いの書式やソフトで。今日変えるのは「添える文章」だけです。
4. 実際にやってみる
順番にいきましょか。
ステップ1：実際の請求情報をAI工程から外す
請求書、契約、受注記録、会社名、担当者、住所、連絡先、振込先、請求番号、案件名、金額、対象期間、期日をAIへ入力しません。A社・B様・○円へ置き換えても、取引の組み合わせから相手を推測できるためです。
ステップ2：架空例から空の送付型を作る
実務と無関係な架空例から、請求書に添える空の送付型を作ってください。 「宛名」「送付の案内」「対象期間」「添付」「確認してほしいこと」「問い合わせ先」「結び」に分けてください。 金額、税区分、支払期日、振込先、請求番号、入金状況を作らず「正本から記入」と残してください。
ステップ3：正本からメール画面へ人が記入する
空の型を承認されたメール画面へ移し、請求書・契約・受注記録から宛先、対象期間、金額、税、支払期日、振込先、請求番号、問い合わせ先を人が記入します。
ステップ4：送信前に請求書と全項目を照合する
宛先、対象期間、金額、税、支払期日、振込先、請求番号、添付ファイル、問い合わせ先を一項目ずつ確認します。請求書本体とメールの値が違う場合は送信せず、経理担当者へ戻します。
ほー先輩：文面だけやなく、宛先・対象期間・税・添付まで正本で確かめよな。
5. 完成例
実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の取引の例です）
ビフォー（用件の箇条書き）
・6月分のチラシデザイン代 33,000円
・支払期日 7月31日
・今月は急ぎの修正にも対応した→無事間に合ってよかった
・来月もよろしく
アフター（ChatGPTが包んでくれた文面）
B様
いつもお世話になっております。
6月分のデザイン料の請求書をお送りいたします。
・件名：チラシデザイン一式
・金額：33,000円（税込）
・お支払期日：7月31日
今月は納期の迫るご依頼もありましたが、
無事に間に合い、ほっとしております。
来月もどうぞよろしくお願いいたします。
請求書は本メールに添付しております。ご確認くださいませ。
これは実務と無関係な架空例です。実務ではこの値をAIへ渡さず、空の型をメール画面へ移して請求書の正本から人が記入します。
6. 送付前の確認
請求書に添える文は、用件・対象期間・添付物・確認してほしいことを短くそろえます。今月の出来事を添える場合も、取引先に伝えてよい事実だけを材料にしてください。
金額・税・支払期日・振込先・請求番号は、毎回必ず元の請求書と照合します。支払いが遅れている相手への連絡は、通常の送付文と分け、職場の確認手順と催促・リマインドの書き方を使ってください。
7. 今日できたこと
今日できたことを、言葉にしておきますね。
- 実際の請求情報をAI工程から外せた。
- 架空例から空の送付型を作れた。
- 宛先・対象期間・金額・税・期限・振込先・請求番号・添付を正本と照合できた。
見積書を送るときの文面も、納品の連絡も、同じ型でいけます。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：請求メールは感じのよさだけやなく、宛先・金額・期限・添付の一致が先やで。正本へ戻って一つずつ確かめよな。