予約確認メールを、日時・場所・変更方法から書く

1. 今日の相談

「予約確認メールを送っていますが、場所、持ち物、変更方法のどれかが抜けます。長くしすぎず、必要なことをそろえたいです」

予約確認は、売り込みのメールではありません。日時、場所、予約内容、準備、変更方法、問い合わせ先を、予約した人が当日使える順に並べます。

AIは定型文を整えられますが、予約台帳にない時間、料金、キャンセル条件を足させません。

2. 大丈夫です

ほー先輩：毎回ゼロから書かんでええで。六つの箱を作って、予約ごとの事実を入れよ。

本文の型は共通にし、予約ごとに変わる部分だけを人が入れます。未確認の項目は、空想で埋めず確認してから送ります。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、承認された予約台帳、店舗・会場情報、変更・キャンセル規程です。氏名、電話番号、メールアドレス、予約番号、相談内容はAIへ渡しません。

AIには「A様」「予約X」のような架空情報で文章の型だけを作らせます。

4. 実際にやってみる

1. 六つの項目を台帳から拾う

日時、場所、予約内容、準備、変更方法、問い合わせ先を確認します。オンラインの場合は接続方法と入室可能時刻も分けます。

2. 重要な情報を上へ置く

日時と場所を冒頭にし、持ち物や変更方法は見出しで分けます。

3. AIへ型を頼む

以下の架空の予約情報から、予約確認メールを作ってください。
「日時」「場所」「予約内容」「準備」「変更方法」「問い合わせ先」の順にしてください。

入力にない料金、所要時間、変更期限、キャンセル料、サービス内容を付け足さないでください。
未確認は「要確認」と残してください。

【予約情報】
（個人と予約が分かる情報を除いた内容）

4. 予約台帳と一行ずつ照らす

日付、曜日、開始時刻、場所、担当、料金を確認します。日付と曜日が食い違う場合は送信を止めます。

5. 送信結果を予約記録へ残す

誰へいつ送ったかを承認された予約管理へ記録し、個人のメモだけに残しません。

5. 完成例

以下は架空の例です。

件名：ご予約内容の確認（7月22日）

A様

ご予約ありがとうございます。内容をご確認ください。

【日時】7月22日 14:00
【場所】B教室 2階受付
【内容】個別相談 30分
【準備】予約時に案内した資料
【変更方法】変更期限は要確認。窓口へご連絡ください
【問い合わせ先】予約確認メールに記載の窓口

内容に違いがありましたら、事前にお知らせください。

変更期限が元情報にないため、AIが勝手に「前日まで」と決めていません。

6. 使うときの注意

健康、家庭、契約など相談内容を件名や本文へ詳しく書かないようにします。複数人へ送る場合は、宛先の見え方と一斉送信の方法を確認します。

自動送信を使う場合も、文面変更後はテスト予約で日時・差し込み項目・リンク・返信先を確認してください。

7. 今日できたこと

• 予約確認を六つの項目へ分けられた。
• 日時と場所を上に置けた。
• 変更条件を推測せず要確認で残せた。
• 送信前に予約台帳と照合できた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：予約した人が知りたい順に並べたら、短いメールでもちゃんと役に立つで。