打ち合わせ後の確認メールを、決まったことと宿題から書く

1. 今日の相談

「打ち合わせが終わったあと、確認メールを書こうとすると会話の要約になって長くなります。結局、誰が何をするのか分かりにくくなります」

打ち合わせ後のメールは、話した順番を再現する文章ではありません。決まったこと、担当、期限、まだ決まっていないことを、相手ともう一度そろえる連絡です。

AIはメモを分類して文章に整える助けになります。ただし、担当者や期限を推測させてはいけません。元のメモにない内容は「要確認」のまま残し、人が確かめます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：全部をきれいにまとめんでもええで。次に動くための四つだけ、見える形にしよ。

打ち合わせの内容を忘れないうちに、箇条書きで材料を置きます。文章の上手さより、事実を混ぜないことが大切です。

正式な議事録が必要な会議では、職場の様式を優先します。このメールは議事録の代わりではなく、相手との認識を確かめるための連絡です。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、打ち合わせ中に自分で取ったメモです。会社名、氏名、メールアドレス、未公開の商品名、金額などは、必要に応じてA社・B様・商品Xへ置き換えます。

録音や自動文字起こしを使った場合も、聞き間違いが含まれる前提で元の記録と照らします。参加者へ無断で録音したデータをAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. メモを四つに分ける

「決まったこと」「担当と期限」「相手へ確認すること」「未決定」に分けます。どこにも入らない雑談は、確認メールから外して構いません。

2. 担当と期限に根拠があるか見る

名前や日付が元メモに書かれているか確認します。「たぶんAさん」「来週くらい」は勝手に補わず、要確認へ移します。

3. AIへ整理を頼む

次のように伝えます。

以下は架空の打ち合わせメモです。
「決まったこと」「担当と期限」「確認したいこと」「未決定」に分けて、
短い確認メールの下書きにしてください。

メモにない担当者、期限、理由、約束は付け足さないでください。
判断できない箇所は「要確認」と残してください。
最後に「認識違いがあればお知らせください」と添えてください。

【メモ】
（個人や会社が分かる情報を置き換えたメモ）

4. 元メモと一行ずつ照らす

決定事項、担当、期限、金額を元メモと照らします。AIが自然に足した約束や理由は削除します。

5. 相手が直せる形で送る

断定だけで終わらず、「認識違いがあればお知らせください」と添えます。相手の合意が必要な内容は、返信をもって確定とします。

5. 完成例

以下は架空の例です。

件名：本日の打ち合わせ内容の確認

B様

本日はありがとうございました。
次のとおり、決まったことと今後の対応を確認いたします。

【決まったこと】
・案内ページは、現在の原稿をもとに修正する

【担当と期限】
・当方：修正版を7月22日までに共有する
・B様：掲載画像を3点ご用意いただく
  （期限は要確認）

【確認したいこと】
・公開希望日は7月末でよいか

【未決定】
・追加ページの有無

認識違いや不足がありましたら、お知らせください。
よろしくお願いいたします。

期限がメモにない項目を、AIが推測して埋めていません。「要確認」が残ることで、次に確かめることが分かります。

6. 使うときの注意

AIが作った文章だけを見て送らず、元メモと照合します。価格、納期、契約条件、責任分担は、権限のある担当者が確認します。

会議のメモから決定事項と宿題を先に抜き出す場合は、決定事項・ToDoを抜き出す方法が使えます。正式な議事録を作る場合は、議事録の下書きを作る方法へ進んでください。

7. 今日できたこと

• 打ち合わせの内容を四つに分けられた。
• 担当と期限を元メモで確認できた。
• 未決定を決まったことのように書かず、要確認で残せた。
• 相手が認識違いを直せる確認メールにできた。

長い要約を作るより、次に誰が何をするかをそろえる方が、打ち合わせ後の連絡には役立ちます。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：きれいなまとめより、次の一歩が同じかどうかや。決めてへんことは、決めたふりせんと確かめよな。