納期が遅れる連絡を、現状・新しい予定・選択肢から書く

1. 今日の相談

「作業が予定より遅れています。もう少し進めてから連絡したい気持ちがありますが、納期に間に合わない可能性が高いです」

遅延連絡は、完成を待たず、遅れると分かった時点で行います。現在の進捗、影響、新しい見込み、選べる対応、次の報告日をそろえます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：言いにくいけど、早い連絡は相手が予定を直す時間を渡すことやで。

原因説明を長くするより、今どこまでできていて、相手の予定へ何が影響するかを明確にします。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、作業計画、進捗記録、正式な納期・契約条件です。顧客名、案件名、金額、契約書本文、社内評価はAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 現在地を数字か完了物で確認する

「半分くらい」ではなく、「全5点のうち3点確認済み」のように、元記録で確かめられる形にします。

2. 影響を分ける

納品全体が遅れるのか、一部だけか、相手の確認日へ影響するかを確認します。

3. 守れる新しい予定を作る

希望だけの日付を置かず、残作業・確認者・予備日から見積もります。承認権限のない日付は要確認にします。

4. AIへ下書きを頼む

以下は架空の進捗メモです。
「お詫び」「現在の進捗」「影響」「新しい見込み」
「相手へ相談したい選択肢」「次の報告日」の順で連絡文を作ってください。

メモにない原因、進捗、納期、補償、約束を付け足さないでください。
未承認の日付や対応は「要確認」と残してください。

【進捗メモ】
（顧客や案件が分かる情報を置き換えた内容）

5. 送信後に合意を記録する

相手からの返答、新しい納期、分割納品の有無を正式な案件管理へ残します。

5. 完成例

以下は架空の例です。

件名：納期についてのご相談

B様

ご依頼いただいた資料Aについて、当初の7月22日納品が難しい見込みです。
現在、全5点のうち3点の確認が完了し、残り2点を修正しています。

新しい納品見込みは7月24日です（責任者確認：要確認）。
必要であれば、確認済み3点を先に共有する方法もご相談できます。

7月20日15時までに、確定した日程をあらためてご連絡します。
ご迷惑をおかけし、申し訳ありません。

未承認の新納期を確定扱いせず、次の報告日を示しています。

6. 使うときの注意

遅延時の費用、補償、解約、責任分担はAIに判断させません。契約書と職場ルールを責任者が確認します。安全や法令に関わる遅延は、通常メールより正式な報告手順を優先します。

相手が選べない案を「選択肢」として書かず、実行可能性を社内で確かめてから示します。

7. 今日できたこと

• 遅れると分かった時点で連絡を準備できた。
• 現在の進捗と影響を分けられた。
• 無理な新納期をAIに約束させなかった。
• 次の報告日と相談できる対応を示せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：遅れを隠さんことも仕事の一つや。相手が次を決められる材料を早めに渡そな。