やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「作業が予定より遅れています。もう少し進めてから連絡したい気持ちがありますが、納期に間に合わない可能性が高いです」
遅延連絡は、完成を待たず、遅れると分かった時点で行います。現在の進捗、影響、新しい見込み、選べる対応、次の報告日をそろえます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：言いにくいけど、早い連絡は相手が予定を直す時間を渡すことやで。
原因説明を長くするより、今どこまでできていて、相手の予定へ何が影響するかを明確にします。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPT、作業計画、進捗記録、正式な納期・契約条件です。AIは無関係な架空例で空の連絡様式を作る用途に限り、実際の進捗・納期・契約条件はAIへ渡しません。
4. 実際にやってみる
1. 現在地を数字か完了物で確認する
「半分くらい」ではなく、「全5点のうち3点確認済み」のように、元記録で確かめられる形にします。
完了数だけでなく、未着材料、外部確認、承認待ちなど、残り作業が止まっている条件も分けます。担当者の感覚ではなく、作業表と成果物から確認します。
2. 影響を分ける
納品全体が遅れるのか、一部だけか、相手の確認日へ影響するかを確認します。
相手側の公開日、作業開始、予約、支払い、配送など、後続予定のどこへ影響するかを確認します。影響が分からない場合は推測で「問題ありません」と書かず、相手が判断できる進捗と見込みを渡します。
3. 守れる新しい予定を作る
希望だけの日付を置かず、残作業・確認者・予備日から見積もります。承認権限のない日付は要確認にします。
一括納品が難しい場合は、確認可能な一部を先に出せるか、相手が受け入れられる単位かを相談します。先行分が最終版と誤解されないよう、版と残作業を明記します。
4. AIへ空の連絡様式を頼む
実際の案件情報を入力せずに使える、納期遅れ連絡の空の様式を作ってください。
順番は「お詫び」「現在の進捗」「影響」「新しい見込み」「相談する選択肢」「次の報告日」とします。
原因、進捗、納期、補償、約束を推測せず、未承認事項を「要確認」と残せる形にしてください。
使い方を示すため、実際の仕事と無関係な架空の例を1件だけ添えてください。
できた空の様式を承認された連絡画面へ移し、正式な進捗記録・契約・予定表から人が記入します。実際の案件情報をAI画面へ戻しません。
5. 送信後に合意を記録する
相手からの返答、新しい納期、分割納品の有無を正式な案件管理へ残します。
新しい納期にも危険が出た場合は、直前まで待たず同じ形式で更新します。納品後は、遅延で変わった検収日、請求日、後工程の予定も元の計画へ反映します。
相手が分割納品や代替案を選んだ場合は、対象範囲、版、受取日、残りの納品日、検収の扱いを正式な案件記録へ残します。先行分を使った後に差し替えが必要なら、古い版の回収・停止方法も決めます。
5. 完成例
以下は架空の例です。
件名：納期についてのご相談
B様
ご依頼いただいた資料Aについて、当初の7月22日納品が難しい見込みです。
現在、全5点のうち3点の確認が完了し、残り2点を修正しています。
新しい納品見込みは7月24日です（責任者確認：要確認）。
必要であれば、確認済み3点を先に共有する方法もご相談できます。
7月20日15時までに、確定した日程をあらためてご連絡します。
ご迷惑をおかけし、申し訳ありません。
未承認の新納期を確定扱いせず、次の報告日を示しています。
場面別の連絡例（そのまま使えます）
[ ] の中を入れ替えてください。遅れの連絡は早いほど軽く済みます。原因の説明より、相手が予定を組み直せる情報を先に出します。
① 遅れそうだと分かった時点（新しい期日はまだ出せない）
件名：[案件名]の納期についてのご相談
[会社名] [担当者名]様
いつもお世話になっております。[自社名]の[氏名]です。
[案件名]について、当初お約束しておりました[日付]の納品が
難しい見込みとなりましたので、早めにご連絡いたします。
【現在の状況】[全体]のうち[どこまで終わったか]
【新しい納品見込み】[日付]（社内確認中のため確定ではありません）
【確定のご連絡】[日付][時刻]までにいたします
ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
「まだ確定していない」と書いてよいです。黙って期日を過ぎるより、はるかに軽く済みます。
② 新しい納期が確定したとき
[案件名]の新しい納期が確定いたしましたのでご連絡いたします。
【当初】[日付]
【変更後】[日付][時刻]
[この日程で問題がないか／ご都合が悪い場合の代替案]
重ねてお詫び申し上げます。
③ 一部だけ先に出せるとき
全体の納品は[日付]となる見込みですが、
[完成している部分]につきましては[日付]に先行してお渡しできます。
先に確認を進めていただける部分がございましたら、
そちらから対応いたします。ご希望をお聞かせください。
選択肢を出すと、相手も社内で調整しやすくなります。
④ 社内の上司・別部署へ（先に報告する）
[案件名]の納期について、遅延の見込みをご報告します。
・当初：[日付]
・現状：[どこまで完了／どこで止まっているか]
・見込み：[日付]
・原因：確認中です
・先方への連絡：[済／これから（[時刻]までに）]
・必要な支援：[あれば具体的に／なければ「特にありません」]
社外より先に社内へ入れます。上司が別ルートで知ると、対応が二重になります。
⑤ 二度目の遅れになるとき
[日付]に[日付]への変更をお願いしたばかりのところ、
重ねてのご連絡となり、誠に申し訳ございません。
【現在の状況】[事実]
【見込み】[日付]
【今回、確実に間に合わせるために変えたこと】[具体的に]
ご不安をおかけしていることは承知しております。
[日付]までに[中間の成果物／進捗]をお送りし、状況をご確認いただけるようにいたします。
二度目は謝罪より「何を変えたか」を書きます。同じ約束を繰り返しても信用されません。
⑥ 相手都合で遅れているとき（催促ではなく確認）
[案件名]について、[日付]に[必要なもの]のご提供をお願いしておりました。
[日付]時点でまだ拝受できておらず、
このままですと納期[日付]に影響が出る見込みです。
行き違いでしたら申し訳ございません。
ご状況をお知らせいただけますでしょうか。
遅れの連絡に書かないほうがよいこと
- 原因の詳しい説明— 相手が知りたいのは「いつになるか」です。原因は聞かれてから
- 社内の事情（「担当者が体調不良で」）— 相手には関係がなく、言い訳に読まれます
- 確定していない期日を断定— また変更の連絡が必要になります。「見込み」と書きます
- 謝罪だけで期日がない— いちばん困る連絡です
- 黙って期日を過ぎる— 最悪の対応です。遅れそうな時点で連絡するほうが、必ず軽く済みます
納品したものに不具合や破損があった場合は、納品物の破損の連絡の書き方へ進んでください。
6. 使うときの注意
遅延時の費用、補償、解約、責任分担はAIに判断させません。契約書と職場ルールを責任者が確認します。安全や法令に関わる遅延は、通常メールより正式な報告手順を優先します。
相手が選べない案を「選択肢」として書かず、実行可能性を社内で確かめてから示します。
社内の原因調査や再発防止は必要ですが、未確認の原因を外部連絡へ書きません。第一報は確定した現状と影響を優先し、原因が確定した後に説明が必要なら、責任者と別の報告として整えます。
7. 今日できたこと
- 遅れると分かった時点で連絡を準備できた。
- 現在の進捗と影響を分けられた。
- 無理な新納期をAIに約束させなかった。
- 次の報告日と相談できる対応を示せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：遅れを隠さんことも仕事の一つや。相手が次を決められる材料を早めに渡そな。