返品・交換の問い合わせに、条件と次の手順から返信する

1. 今日の相談

「返品したいと連絡がきました。すぐ返信したいですが、返金できるかはまだ確認できていません」

返品・交換の返信は、受付したこと、確認に必要な情報、正式な条件、次の連絡時期を分けます。返金や交換の可否を、AIに決めさせません。

2. 大丈夫です

ほー先輩：「確認して連絡します」も、ちゃんとした返事やで。

すぐに結論が出ない場合でも、問い合わせが届いたことと、いつまでに次の連絡をするかは伝えられます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、注文・受付記録、公開中の返品条件、職場の対応ルールです。氏名、住所、電話番号、注文番号、決済情報、商品画像はAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 問い合わせを受け取った事実を残す

受信日時、用件、希望、不足情報を受付記録へ残します。

2. 正式な条件を確認する

返品期間、対象外条件、送料、返金方法は、現在公開している規約と責任者の判断で確認します。

3. AIへ返信の型を頼む

以下は架空の返品問い合わせメモです。
「受付のお礼」「確認したいこと」「現時点で案内できる条件」
「次の手順」「次に連絡する時期」の順で短い返信文を作ってください。

メモにない返品可否、返金、送料、期限、規約を付け足さないでください。
判断できない内容は「要確認」と残してください。

【受付メモ】
（個人や注文が分かる情報を除いた内容）

4. 条件表と一行ずつ照らす

申請期限、必要な写真、送付方法などを、AIの文章ではなく正式資料で確認します。

5. 送信後の状態を記録する

返信日、次の待ち状態、担当者、次の確認日を受付記録へ残します。

5. 完成例

以下は架空の例です。

件名：返品のお申し出を受け付けました

A様

返品のお申し出を受け付けました。
ご連絡ありがとうございます。

対象商品とご注文日を確認したうえで、返品条件と次の手順をご案内します。
返品の可否と送料のお取り扱いは、現在確認中です。

7月18日17時までに、あらためてご連絡します。

可否や返金を未確認のまま約束せず、次の連絡時期を示しています。

6. 使うときの注意

法令、通販の表示、自社規約、出店モールのルールが関係する場合は、現在の正式情報を責任者が確認します。AIの一般的な答えを、自社の条件にしません。

不具合や安全に関わる申し出は、通常の返信文より職場の正式な報告手順を優先します。

7. 今日できたこと

• 受付事実と結論を分けられた。
• 正式な条件を元資料で確認できた。
• AIに返金や返品可否を作らせなかった。
• 次の連絡時期を示せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：相手が知りたいんは、言い訳より「次に何が起きるか」やで。