やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「データを間違った宛先へ送った可能性があります。原因が分からないので、まだ報告できていません」
作業ミスの一次報告は、完璧な原因分析を待つものではありません。安全確保、正式報告、発生事実、影響、応急対応、未確認、次の報告時刻に分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：原因が分からなくても、「今分かっていること」は報告できるで。
人命、安全、個人情報、金銭、システム障害に関わるときは、文章を整えるより前に、作業を止め、管理者と正式窓口へ報告します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPT、作業履歴、送信履歴、正式な事故・ミス報告手順です。AIを使うのは、安全確保と人への一次報告を済ませた後の下書き整理だけです。
4. 実際にやってみる
1. 目の前の危険と影響を止める
誤送信の取り消し、作業停止、アクセス遮断などは、職場の手順に従います。自己判断で証拠となるログやメールを削除しません。
操作を続けると影響が広がる可能性がある場合は、画面や端末の状態を変える前に正式窓口の指示を受けます。証跡保存と安全確保のどちらを優先するかも、現場の手順に従います。
2. 正式な報告先へ連絡する
上司、責任者、情報セキュリティ、経理、品質管理など、定められた経路を使います。個別チャットだけで済ませません。
3. 確認済みの事実を時系列で置く
いつ、どの作業で、何が起き、どこまで確認でき、何を止めたかを記録します。原因、責任、損害額は確定前に書き切りません。
時刻は端末の表示、操作履歴、受付記録など出典と一緒に残します。個人情報や機密の中身は一次報告へ広く転記せず、必要な管理者が確認できる保管場所を示します。
4. AIへ一次報告の下書きを頼む
以下は架空の作業ミスメモです。
「確認した日時」「起きた事実」「現在確認できている影響」
「実行済みの応急対応」「未確認事項」「次の報告時刻」に分け、
一次報告の下書きを作ってください。
メモにない原因、責任、動機、損害、対応、安全性の評価を推測して付け足さないでください。
判断できない箇所は「要確認」と残してください。
【ミスメモ】
（個人・取引先・機密情報を除いた内容）
5. 次の報告時刻を決める
調査中でも、何時に次の報告をするかは人と決められます。次の報告で確認する項目と担当も正式な作業記録へ残します。
更新では「新しく分かったこと」「変わっていないこと」「追加で行った対応」を分けます。復旧や収束を宣言するのは責任者であり、AIの文章が整ったことを完了条件にしません。
5. 完成例
以下は架空の例です。
【確認した日時】
7月16日 14:20
【起きた事実】
送信済みフォルダに、宛先Bの予定だったファイルが、宛先Aへ送られた記録がある。
【現在確認できている影響】
宛先Aへの送信履歴を確認。開封の有無は要確認。
【実行済みの応急対応】
14:25に責任者と情報管理窓口へ報告済み。
【未確認事項】
ファイルの内容、開封の有無、送信に至った原因。
【次の報告時刻】
15:00
原因や影響を確定済みのように書かず、報告済みの事実と次の時刻を残しています。
6. 使うときの注意
深刻な事故、けが、情報漏えい、金銭被害、業務停止の可能性があるときは、この下書きの出番ではありません。目の前の安全確保と正式報告を優先します。
事故報告、労務、個人情報保護、契約に関わる場合は、必要な様式と報告期限を職場の責任者が確認します。
7. 今日できたこと
- 安全確保と正式報告をAIより先にできた。
- 確認済みの事実と未確認を分けられた。
- 原因・責任・損害をAIに推測させなかった。
- 次の報告時刻を決められた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：早い報告は、自分を責めるためやない。影響を広げんためやで。