退職・異動時のアカウント停止依頼を、対象・期限・データ引き継ぎから書く

1. 今日の相談

「退職者のアカウントを止める依頼を出します。使っていたツールが多く、削除して困るものがないか心配です」

退職・異動時は、対象ツール、現在の権限、停止・変更希望日、データ所有者、自動連携、実行者、確認者を並べます。パスワードや復旧コードは書きません。

2. 大丈夫です

ほー先輩：止める候補を一覧にして、データと自動処理の引き継ぎから確かめよ。

アカウントの停止や削除は、正式な管理者が実行する作業です。AIは対象と未確認の整理だけに使います。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、人事異動の正式記録、ツール台帳、各サービスの管理画面、データ引き継ぎ手順です。AIは実際の人事・アカウント情報を含まない空の確認様式を作る用途に限ります。対象者、ツール名、権限、日付、パスワード、復旧コード、APIキー、セッション情報はAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 対象者の正式な日付を確認する

最終出社日、退職日、異動日、引き継ぎ期間を人事の正式記録で確認します。口頭の予定だけで停止日を決めません。

2. ツールと権限を集める

メール、ファイル保管、会計、予約、SNS、サーバー、無料ツール、シングルサインオンの連携先を確認します。共有IDは別に扱います。

個人アカウントのほか、共同管理者、サービスアカウント、端末証明書、アプリ連携、外部共有リンクも確認します。本人名が台帳に出ない自動処理は、業務担当者と管理者の両方から拾います。

3. データ所有者と自動処理を確認する

退職者が所有者のファイル、カレンダー、フォーム、自動送信、決済、予約、API連携がないか確認します。必要なものは停止前に正式な所有者へ移管します。

法令・契約・監査で残す必要があるデータと、削除できる個人作業データを分けます。アカウント停止とデータ削除を同じ操作として扱わず、保存期間と削除権限を正式ルールへ戻します。

4. AIへ空の確認様式を頼む

実際の人事・アカウント情報を入力せずに使える、退職・異動時のアカウント見直し様式を作ってください。
項目は「対象ツール」「現在の権限」「停止・変更希望日」「データ所有者の移管」「自動連携の確認」「実行者」「確認者」とします。
アカウント、権限、日付、所有者、実行結果を推測せず、不明事項を「要確認」と残せる形にしてください。
パスワード、復旧コード、APIキー、セッション情報、退職理由、個人評価の欄は作らないでください。

できた空の様式を権限管理された申請画面へ移し、人事の正式記録とツール台帳から管理担当者が記入します。実際の対象者・ツール・権限・日付をAI画面へ戻しません。

5. 正式管理者が実行し、履歴を残す

停止、削除、権限変更、管理者移管は、各サービスの正式管理者が実行します。実行日時、実行者、変更前後、確認者、残った作業を履歴に残します。

停止後は、ログイン不可だけでなく、転送、共有リンク、アプリ連携、進行中の予約や通知も確認します。異動で利用を続ける場合は削除せず、所属・役割・権限の変更として処理します。

5. 完成例

以下は架空の例です。

対象ツール：共有ファイルA
現在の権限：編集者、一部フォルダの所有者
停止・変更希望日：7月31日 18:00
データ所有者の移管：3フォルダをBさんへ移管予定（完了は要確認）
自動連携の確認：フォーム通知が1件あり、移管先は要確認
実行者：システム管理者
確認者：所属責任者

依頼事項：
所有者移管と自動連携の確認完了後に、アカウントを停止してください。

停止前にデータと自動連携の要確認を残し、実行者と確認者を分けています。

6. 使うときの注意

アカウント停止は不可逆な影響があります。退職日や異動日が変更された場合の取り消し・変更経路も、職場の正式手順で確認します。

人事情報と権限一覧は、必要な管理者だけが見られる場所に保管します。停止依頼の下書きに、退職理由や個人評価は必要ありません。

7. 今日できたこと

• 停止・変更するツールを整理できた。
• パスワードや復旧コードをAIへ渡さなかった。
• データ所有者と自動連携を先に確認できた。
• 実行者と確認者を分けられた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：アカウントは止めても、仕事が止まらんようにしよ。