会議の延期・日時変更を、決定済みの情報だけで案内する

1. 今日の相談

「会議を延期することになりました。新しい日時はまだ決まっていません」

会議変更の連絡は、変更対象の旧日時、延期・中止・変更の別、新日時、参加方法、次の案内時期を予定表と決定記録からそろえます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：新しい日が未定でも、古い予定を止める連絡は先にできるで。

未確定の日時を埋める必要はありません。「調整中」と次回の案内時期が分かれば、参加者は古い予定を外せます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、正式な予定表、会議の決定記録、参加者一覧、承認済みの会議URLです。非公開の参加者情報、個人アドレス、会議パスワードはAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 変更する会議を特定する

会議名、旧日時、場所、主催者を確認します。同じ名前の別会議と混ぜません。

繰り返し予定では「今回だけ」か「今後の全予定」かを必ず分けます。会議室、配信枠、通訳、機材など、予定表と別に予約している資源も変更対象に含まれるか確認します。

2. 決定済みと調整中を分ける

延期、中止、日時変更のどれかを記録で確認します。新日時が未承認なら「調整中」とします。

3. AIへ案内文を頼む

以下は架空の会議変更メモです。
「対象の会議と旧日時」「変更内容」「新日時と参加方法」
「参加者にしてほしいこと」「次の案内時期」の順で、
短い変更案内を作ってください。

メモにない新日時、変更理由、場所、会議URL、決定事項を付け足さないでください。
未確定の項目は「調整中」または「要確認」と残してください。

【会議変更メモ】
（参加者や案件が分かる情報を置き換えた内容）

4. 予定表と会議URLを更新する

メールだけで終わらず、旧予定の取消、新予定の登録、会議URLの有効性を正式な予定表で確認します。

外部参加者や別地域の参加者がいる場合は、日付だけでなく曜日、時刻、タイムゾーンをそろえます。古い招待が残っているときは、新旧どちらが正本か分かるように取消と再送の順番を決めます。

5. 届いていない人を確認する

欠席予定者、外部参加者、共有アドレスだけで見ている人にも、職場の連絡ルールに沿って届くようにします。

変更後は、参加者一覧、会議室・機材の予約、議題や事前資料に書かれた日時も照合します。案内メールだけ直っていて資料の表紙に旧日時が残る、といった食い違いを防ぎます。

5. 完成例

以下は架空の例です。

件名：7月18日 定例会議の延期について

関係者のみなさま

7月18日10時に予定していた定例会議は延期となりました。
新しい日時は現在調整中です。

7月19日17時までに、改めて日時と参加方法をご案内します。
旧予定はカレンダーから取り消し済みです。

新しい日時を作らず、次に案内する時期を伝えています。

6. 使うときの注意

変更理由に人事、健康、取引、事故などの情報が含まれる場合は、共有してよい範囲を責任者へ確認します。

会議URLやパスワードを本文へ貼り直す前に、送信先とアクセス範囲を確認します。

7. 今日できたこと

• 変更対象の旧日時を明確にできた。
• 未確定の新日時を作らなかった。
• 次の案内時期を伝えられた。
• 予定表と会議URLを正式情報へ戻せた。

新しい候補日から調整を始める場合は、日程調整の候補を作る方法へ続けられます。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：決まってない日時より、「いつ次を知らせるか」を渡す方が親切やで。