システムの計画停止を、時間・影響範囲・代替手順から案内する

1. 今日の相談

「システム更新で2時間止まります。利用者へ、何が使えないかと代替手順を案内したいです」

計画停止の案内は、対象システム、停止日時、影響する機能、事前準備、停止中の代替手順、再開確認、次の案内を承認済みの運用計画からそろえます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：技術の説明を全部せんでも、いつ何ができんかと、次の行動が分かればええで。

終了予定は書けますが、確認前に「必ず復旧します」と保証する必要はありません。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、承認済みの保守計画、機能一覧、利用者一覧、代替手順、連絡網です。管理画面URL、内部構成、パスワード、APIキー、脆弱性情報はAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 停止日時と対象を確認する

開始・終了予定、対象環境、対象機能、影響しない機能を運用計画で確認します。時間帯と曜日のずれにも注意します。

利用者の所在地が複数ある場合は、時刻表記とタイムゾーンを明示します。停止開始前にログイン済みの画面がどうなるか、入力途中の内容や予約済み処理が保存されるかも確認します。「停止中は開けない」だけでなく、開始時刻をまたぐ操作の扱いを案内できると、データの取りこぼしを減らせます。

2. 利用者の行動へ言い換える

ログイン、入力、閲覧、送信、予約など、何ができなくなるかを利用者の言葉で整理します。

3. AIへ案内文を頼む

以下は架空のシステム計画停止メモです。
「対象システム」「停止日時」「影響する機能」
「事前にしてほしいこと」「承認済みの代替手順」
「再開確認と次の案内」の順で、短い案内を作ってください。

メモにない停止理由、影響、復旧時刻、代替手順、安全性の評価を付け足さないでください。
未確定の項目は「調整中」または「要確認」と残してください。

【計画停止メモ】
（内部構成や認証情報を除いた内容）

4. 代替手順を人が確認する

紙、別システム、後日入力などの代替は、保存先、担当、後処理まで承認済みか確認します。AIが考えた代替策をそのまま採用しません。

代替手順では、受付番号の付け方、重複確認、保管場所、再開後に入力する担当と期限まで決めます。停止中の紙や表計算ファイルを本番へ戻したあと、二重登録や入力漏れを確かめる方法も必要です。個人情報を一時保管する場合は、通常時と同じアクセス範囲を守ります。

5. 再開後の確認を案内する

正式な稼働確認が終わるまで「復旧済み」と断定せず、確認方法と次の案内時期を伝えます。

5. 完成例

以下は架空の例です。

件名：7月20日 予約システム計画停止のお知らせ

7月20日18時から20時まで、更新作業のため予約システムを停止します。
停止中は、予約の新規登録・変更・閲覧ができません。

18時までに入力中の内容を保存してください。
停止中に受けた予約依頼は、承認済みの受付票へ記録し、再開確認後に担当者が入力します。

作業状況は20時15分までに改めてお知らせします。

復旧を保証せず、停止中の記録と次の案内時期を明確にしています。

6. 使うときの注意

保守理由の詳細が、脆弱性や内部構成を明かす場合があります。共有範囲を情報管理責任者と確認し、利用者には必要な影響と行動だけを伝えます。

予定外の障害や安全上の問題へ変わった場合は、計画停止案内ではなく正式な障害報告・緊急連絡へ切り替えます。

案内は、事前通知、開始時の通知、再開確認後の通知の三つに分けると状態が伝わりやすくなります。終了予定時刻を過ぎた場合は、古い予定を残したままにせず「確認中」と次の更新時刻を出します。正式な稼働確認をした人と確認項目は、保守記録の側へ残します。

7. 今日できたこと

• 停止日時と影響する機能を分けられた。
• 承認済みの代替手順だけを案内できた。
• 復旧時刻をAIに保証させなかった。
• 再開確認と次の案内まで決められた。

予定外の障害が起きた場合は、事実・影響範囲・回避策から共有する方法へ切り替えられます。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：止まる案内のゴールは、読んだ人が「今どうするか」を選べることやで。