やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「会計ソフトを替えたいのですが、過去の仕訳、請求書、領収書、口座連携をどう移せばよいか分かりません」
乗り換えは、新しい機能を比べるだけでは終わりません。何を移すか、どこまで旧サービスで見られる状態を残すか、いつ数字を照合するかを先に決めます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：全部を一度に動かさんでええ。まず「移す・保管する・作り直す」に分けよ。
専門的な移行手順が分からなくても、今ある記録の種類と必要な保存期間は書き出せます。不明な保存義務や税務上の扱いは、経理責任者や税理士など正式な確認先へ戻します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、現行サービスのデータ一覧・契約情報です。仕訳、口座、取引先、請求書、領収書、個人番号、ログイン情報はAIへ渡しません。AIには「記録A」「帳票B」のような架空情報で移行表の型だけ作らせます。
4. 実際にやってみる
1. 記録の種類を並べる
仕訳、勘定科目、取引先、請求書、証憑、口座連携、固定資産、権限を分けます。それぞれを「移す」「出力して保管」「新環境で設定し直す」に仮分類します。
2. 切替日と停止時間を決める
月末や申告期限の直前を避け、旧側への入力を止める時刻、新側へ入力を始める時刻、差分を確認する担当を決めます。
3. AIへ移行表の型を頼む
次の架空の会計記録一覧から、ソフト移行の確認表を作ってください。
「移す」「出力して保管」「新環境で設定」「要確認」に分け、担当・期限・照合方法の欄を付けてください。
保存義務、税務上の扱い、移行可否を推測しないでください。
4. 新旧の数字を人が照らす
残高、未入金、未払、請求書件数など、職場が決めた基準日で照合します。一致しないときは差をAIに埋めさせず、元記録へ戻ります。
5. 解約は照合と保管の後に判断する
必要な帳票を開けるか、出力形式、閲覧期限、連携解除、管理者権限の移管を確認してから旧契約の終了を判断します。
5. 完成例
以下は架空の移行メモです。
【仕訳】移す／担当：経理／照合：基準日の残高
【請求書】出力して保管／形式：要確認
【口座連携】新環境で再設定／解除日：要確認
【権限】利用者一覧を確認／退職者は付与しない
【旧契約】照合完了と帳票閲覧を確認後に判断
6. 使うときの注意
移行機能、出力形式、閲覧期限、料金はプランにより異なります。比較記事やAIで確定せず、公式情報と契約画面で確認します。候補を選ぶ前の整理には会計ソフトを選ぶ前の確認も使えます。
7. 今日できたこと
- 移す記録と保管する記録を分けられた。
- 切替日と照合担当を決められた。
- 旧契約を急いで解約しない手順にできた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：新しいソフトに入れたことより、元の記録と合ってることが大事やで。
