来客前の受付準備を、案内・待ち時間・引き継ぎに分ける

1. 今日の相談

「来客対応を任されました。お名前と訪問先を聞くことは分かりますが、担当者が不在のときや待ち時間の案内が決まっていません」

受付を、入口案内、受付、待ち時間、担当者への引き継ぎ、終了後へ分けて準備します。

2. 大丈夫です

ほー先輩：全部を覚えんでええ。次に何を伝えるかが見える一枚を置いとこ。

受付で聞く情報を増やすより、必要最小限の確認と、不在時に止まれる手順を決める方が安心です。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと架空の来客条件です。実際の来客名、訪問予定、連絡先、社員の在席、入退室情報、防犯設備、内線番号はAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 入口から受付までを見る

入口表示、受付場所、呼び出し方法、立入禁止の範囲を職場の正式手順で確認します。

2. 聞く情報を最小限にする

訪問先と受付に必要な識別情報だけにし、目的に不要な連絡先や個人情報を集めません。

3. 待ち時間の案内を決める

待つ場所、目安を伝えられる条件、遅れる場合の確認先、担当不在時の対応を決めます。

4. AIに確認表の下書きを頼む

次の架空の来客条件から、受付前の確認表を作ってください。
「入口案内」「受付」「待ち時間」「担当者への引き継ぎ」「終了後」に分けてください。
職場の入退室ルール、本人確認方法、内線番号を推測して作らないでください。
決まっていない項目は「要確認」としてください。

5. 担当者と一度通してみる

架空の来客で入口から引き継ぎまで試し、案内不足や個人情報の見え方を直します。

5. 完成例

【入口案内】受付場所までの表示を確認
【受付】訪問先と必要最小限の識別情報を確認
【待ち時間】待つ場所を案内（要確認：伝えられる時間目安）
【引き継ぎ】訪問先の担当者へ必要情報だけ伝える
【終了後】受付票・名札・一時記録を職場ルールどおり回収

6. 使うときの注意

不審な来訪、無断立入り、緊急時、荷物の受け渡し、本人確認はAIの提案で手順を増減せず、職場の正式な安全・警備手順を優先します。

7. 今日できたこと

• 入口から引き継ぎまで順番に準備できた。
• 受付で聞く情報を必要最小限にできた。
• 担当不在時を要確認で止められた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：迷わせず、聞きすぎず、次へつなぐ。受付の一枚はそのためにあるんやで。