文字起こしデータを削除する前に、正式記録・共有先・保存期限を確認する

1. 今日の相談

「文字起こしから議事録を作りました。音声と文字データを消したいのですが、正式な記録へ反映できているか、共有先に複製が残っていないか不安です」

残す正式記録、削除対象、共有先の複製、保存期限、削除権限を分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：消す前の確認と、消した後の確認を分けたら慌てんでええ。

削除は片づけですが、早すぎる削除も残しすぎも困ります。職場の記録保存ルールを先に置きます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと架空の保存状況です。実際の音声、文字起こし、議事録、参加者、保存先URL、アカウント情報はAIへ渡しません。

削除方法、ゴミ箱、保持期間、解約後の扱いは最新の公式情報で確認します。

4. 実際にやってみる

1. 正式記録を確認する

承認済みの議事録や記録システムに、確認済みの決定事項が反映されているかを担当者が見ます。

2. 複製先を洗い出す

端末、クラウド、共有フォルダ、メール、チャット、書き出しファイル、バックアップを分けます。

3. 保存期限と削除権限を確認する

職場規程、契約条件、法令上の保存要件を確認し、誰が削除できるかを決めます。

4. AIに確認表を頼む

次の架空の保存状況から、文字起こしデータの削除前後確認表を作ってください。
「正式記録」「複製先」「保存期限」「削除担当」「削除後確認」に分けてください。
保存期限や削除方法を推測せず、不明点は「要確認」としてください。
実際の音声・文字・保存先を貼る欄は作らないでください。

5. 削除後に再確認する

削除権限者が、ゴミ箱、共有先、書き出し、解約後の保持を確認し、必要最小限の実施記録だけ残します。

5. 完成例

【正式記録】承認済み議事録へ反映済み
【複製先】クラウド、共有フォルダ、書き出し（要確認：メール添付）
【保存期限】職場規程とサービス条件で確認
【削除担当】権限を持つ管理者
【削除後確認】ゴミ箱、共有先、書き出し、解約後保持

6. 使うときの注意

係争、監査、事故、法令保存が関わる記録は独断で削除しません。誤削除や漏えい疑いは職場の正式な報告手順を優先します。

7. 今日できたこと

• 正式記録と作業用データを分けられた。
• 複製先と削除権限を確認できた。
• ゴミ箱まで含めて削除後確認を残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：残す理由と消す理由、どっちも確認できたら迷いにくいで。