長い文字起こしを、決定・保留・次回に分けて共有する

1. 今日の相談

「会議の文字起こしはできましたが、長くて共有しにくいです。要約すると、保留の話まで決定のように見えそうです」

照合済みの記録を、決定事項、保留、次回確認、要確認へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：全部を一度に短くせんでええ。決まったことから分けよ。

要約は、話を新しく作る作業ではありません。元の記録へ戻れる形で分類します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTです。AIには、実際の会議とは関係のない固定練習文「公開済みの町内読書会の相談」だけを渡し、空の分類表を作ります。実際の録音、文字起こし、会議メモ、人名、会社名、案件名、数字、決定、保留はAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 元の記録と照合する

話者、固有名詞、日付、金額、期限を先に確かめます。

2. 決定を拾う

誰が、何を、いつまでにすると明言された箇所だけを拾います。

3. 保留と次回を分ける

その場で決めなかった話と、次回に確認する話を別の欄にします。

4. AIに空の分類表を頼む

実際の会議とは関係のない固定練習文「公開済みの町内読書会の相談」を使い、空の共有メモを作ってください。
「決定事項」「保留」「次回確認」「要確認」に分けてください。
実際の決定、保留、担当者、期限、理由は書かず、すべて空欄にしてください。
各欄に「原音・正式議事録・決裁者へ戻る」と付けてください。

空の共有メモを承認済みの会議記録へ移し、実際の内容は、原音や正式資料を扱う権限のある人が記入します。

5. 人が元の記録と照合する

要約文の一項ごとに、元の発言と合っているか確かめます。

なぜ決定・保留・次回に分けるのか：長い文字起こしをそのまま共有すると、読む人は何が決まったのかを探さなければなりません。決まったこと・保留・次回に回すことに分け、元の記録と照らしてから共有すると、すぐに次の行動に移れます。

よくある失敗

• 文字起こしをそのまま共有して、決まったことが埋もれる
• 「〜の方向で」を、決まったこととして扱ってしまう
• AIが分けた結果を、元の記録と照らさずに共有する
• 保留にしたことを、次回の議題に入れ忘れる

5. 完成例

【決定事項】（正式議事録と決裁者へ戻って人が記入）
【保留】（原音へ戻って人が記入）
【次回確認】（正式な予定と担当表から人が記入）
【要確認】（確認先と確認期限を人が記入）

6. 使うときの注意

AIに決定、合意、担当、期限を推測させません。録音と文字起こしの利用は、参加者への説明と同意、外部クラウド送信、閲覧者、保存・完全削除、解約後の扱いを最新の公式情報と職場ルールで確認します。

7. 今日できたこと

• 決定と保留を混ぜずに済んだ。
• 次回確認と要確認を分けられた。
• 元の記録へ戻れる短い共有文を作れた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：短いことより、決定と未決定が混ざってへんことが大事やで。

文字起こしの誤りを先に確かめるときは話者・固有名詞・決定事項の照合、会議後の作業を抜き出すときは決まったことからToDoを抜き出す方法へ進みます。