やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「AIにチェックリストを作ってもらったら、30項目になりました。全部確認しないと不安ですが、続けられそうにありません」
項目を、目的、必須根拠、使う場面、頻度、担当、重複、外す候補、要確認へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：項目の数やなく、必要な時に必要な確認ができる方が大事やで。
AIは一般的な項目を広く足しがちです。職場の正式手順と実際の場面へ戻って減らします。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空のチェック項目です。顧客情報、社内手順書、事故記録、認証情報、未公開情報をAIへ渡しません。
AIに法令上の必須、安全性、正式手順、担当、完了、削除可否を判断させません。
4. 実際にやってみる
1. リストの目的を一文にする
何の失敗を防ぎ、誰がいつ使うのかを明確にします。
2. 必須根拠を確認する
職場規程、公式手順、担当者の指示にある項目と、AIが一般論で足した項目を分けます。
3. 頻度と重複を分ける
毎回、週次、月次、例外時へ分け、同じ確認を言い換えただけの項目をまとめます。
4. AIへ整理表の型を頼む
次の架空の確認項目を、長いチェックリストの見直し表にしてください。
「目的」「必須根拠」「使う場面」「頻度」「担当」「重複」「外す候補」「要確認」に分けてください。
法令上の必須、安全性、正式手順、担当、完了、削除可否を推測しないでください。
根拠が示されていない項目は「要確認」にしてください。
5. 小さく試して人が確定する
一週間など短い期間で試し、抜けた確認と使われない項目を職場で見直します。
なぜ必須の根拠を確かめてから減らすのか：AIが作るチェックリストは、項目が多くなりがちで、全部を確かめるのは大変です。ただ、減らすときに、決まりで必要な項目まで消してしまうと危険です。目的と必須の根拠を確かめ、重なりと頻度で整理すると、使えるリストになります。
よくある失敗
- 決まりで必要な項目まで、減らしてしまう
- 目的を決めずに、項目の数だけを減らす
- 似た項目の重なりに気づかず、残してしまう
- 減らしたリストを、関係する人に確かめてもらわない
5. 完成例
【目的】架空の作業前確認を続けやすくする
【必須根拠】職場手順書で要確認
【毎回】安全に関わる項目は確認者が確定
【定期】更新日の確認
【重複】同じ意味の二項目を統合候補
【外す候補】根拠のない一般論
【要確認】法令・安全・正式手順
6. 使うときの注意
項目を減らすこと自体が目的ではありません。法令、安全、品質、個人情報、契約に関わる項目は、職場の責任者や正式な確認先が判断します。
7. 今日できたこと
- AIの提案と正式な必須項目を分けられた。
- 頻度と重複から項目を見直せた。
- 安全に関わる判断を人へ戻せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：続かん長さを責めるより、使える形へ育てたらええで。
最初の作り方はチェックリストで抜けを減らす方法、AI回答から作る前は元情報・確認者・完了条件の確認へ進めます。