やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「AIに案内文を作ってもらったら長くなりました。『もっと短く』と頼むと、日時や注意まで消えそうです」
短くする前に、読む相手、読む場所、残す事実、変えない数字・禁止、削れる説明、確認者へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：何文字にするかより、消したら困る物を先に決めたら頼みやすいで。
最初から文字数だけを指定せず、どこで読む文章かをAIへ伝えます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと個人が分かる情報を含まない架空の下書きです。実名、連絡先、顧客情報、未公開情報はAIへ渡しません。
AIに法令、安全、料金、期限、禁止、正式な約束を削ってよいか判断させません。
4. 実際にやってみる
1. 読む場所を一つ決める
メール、店頭掲示、チャット、口頭メモでは、読める長さと必要な情報が違います。
2. 残す物を三つ囲む
事実、数字、次の行動など、今回残す物を元メモから選びます。
3. 変えない条件を別にする
日時、金額、否定、禁止、例外、問い合わせ先は短くする前後で照合します。
4. AIへ二案だけ頼む
次の架空の下書きを、短い案へ直してください。
読む場所は「店頭の小さな掲示」、読む相手は「初めて来る人」です。
「残す事実」「変えない数字・禁止」「次の行動」は削らないでください。
元の下書きにない事実を足さず、短い案を2案だけ出してください。
削った内容も別に示してください。
5. 元メモへ戻って読む
短い方を自動採用せず、必要な条件が残り、誤解が増えていないか人が確認します。
5. 完成例
【読む場所】小さな店頭掲示
【残す事実】受付方法が変わる
【変えない数字】開始日は要確認
【変えない禁止】元メモにある場合だけ残す
【次の行動】受付で確認
【削った内容】背景説明の重複
6. 使うときの注意
短いほど分かりやすいとは限りません。契約、医療・安全、緊急対応、料金、返金、法令に関わる文章は、職場の正式様式と確認者を優先します。
7. 今日できたこと
- 文章を読む場所と相手を決められた。
- 消してはいけない条件を先に残せた。
- 短くした前後を元メモと照合できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：短くなったかより、必要な人が次に動けるかを最後に見よな。
追加修正は残す点・変える点・足さない点の伝え方、言い換えは残す意味・変える調子・確認語の決め方へ進めます。