会計ソフトへ証憑画像を保存する前に、原本・閲覧権限・保存期間を確認する

1. 今日の相談

「領収書や請求書を撮影して会計ソフトへ添付します。画像を保存した後、紙の原本をどうするか、誰に見えるかが分かりません」

保存前に、対象、原本、画像に含まれる情報、紐づけ先、閲覧者、保存期間、削除、確認者へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：撮って付ける前に、その画像が誰に見えて、原本をどう残すかを確認しよな。

AIへ実際の証憑を見せなくても、保存前後の確認表は作れます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと架空の保存条件です。領収書・請求書の画像、金額、取引先、口座、住所、カード番号、会計画面、認証情報はAIへ渡しません。

AIに税務上の保存要件、原本廃棄、取引との紐づけ、保存完了を判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 保存する証憑の種類を分ける

領収書、請求書、契約関連などを混ぜず、職場の対象範囲を確認します。

2. 画像に不要な情報がないか見る

カード番号、個人住所、別取引、裏面のメモなど、保存目的に不要な写り込みを確認します。

3. 原本・権限・保存期間を正式資料へ戻す

原本の保管、電子保存の要件、閲覧・削除権限、保存期間を職場の規程と正式窓口で確認します。

4. AIへ確認表の型を頼む

次の架空の条件を、会計証憑画像の保存前確認表にしてください。
「証憑の種類」「原本」「画像に含める情報」「不要な写り込み」「紐づけ先」「閲覧者」「保存期間」「削除権限」「確認者」「要確認」に分けてください。
税務上の保存要件、原本廃棄、取引との紐づけ、保存完了を推測しないでください。
実際の証憑、金額、取引先、口座を入力する欄は作らないでください。

5. 保存後に原本と画面を照合する

権限のある担当者が、対象取引、画像の向き・欠け、閲覧範囲を正式な会計環境で確認します。

5. 完成例

【証憑の種類】架空の請求書
【原本】職場の保管規程を確認
【不要な写り込み】別取引・個人情報を含めない
【紐づけ先】会計担当者が正式画面で確認
【閲覧者】権限一覧で要確認
【保存期間・削除】正式な規程と窓口から決定

6. 使うときの注意

「画像を保存できた」ことと、法令・職場規程に沿って保存できたことは同じではありません。原本の廃棄や保存期間は、AIの一般論ではなく最新の正式情報へ戻します。

7. 今日できたこと

• 実証憑をAIへ渡さず確認表を作れた。
• 原本と画像の扱いを分けられた。
• 閲覧・削除権限と保存期間を残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：便利な添付ほど、原本と権限の確認を置き去りにせんようにな。

証憑確認の役割分担は対象・担当・期限・差し戻しから整える、会計データの受け渡しは期間・形式・権限・保存先を確認するへ進めます。