やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「文字起こしで同じ固有名詞や略語を何度も直しています。単語辞書へ登録したいのですが、実名や古い表記まで残らないか心配です」
登録前に、候補語、正式表記、読み、出典、必要性、共有範囲、担当、見直し日へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：便利にする前に、その言葉が誰に見える辞書へ入るかを確かめたらええで。
AIに正式表記を決めさせず、職場で承認された資料と辞書の仕様から登録可否を確認します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の単語候補です。実在の利用者名、顧客名、職員名、非公開の商品名、連絡先、録音本文、認証情報はAIへ渡しません。
AIに正式名称、読み、機密性、登録可否を推測させません。辞書が個人用か職場共有か、削除できる権限は誰かを公式情報で確認します。
4. 実際にやってみる
1. 繰り返し修正する語だけ候補にする
一度しか出ない語や個人名をまとめて登録せず、業務上繰り返し使う語に絞ります。
2. 正式表記と読みを資料で確認する
公式サイト、承認された用語集、商品資料など、確認元を残します。
3. 辞書の共有範囲と削除方法を確認する
登録した語が誰に見えるか、退職・改称時に誰が直せるかを確認します。
4. AIへ確認表の型を頼む
次の架空の単語候補を、文字起こし辞書への登録前確認表にしてください。
「候補語」「正式表記」「読み」「確認元」「登録する理由」「共有範囲」「担当」「見直し日」「要確認」に分けてください。
正式表記、読み、機密性、登録可否を推測しないでください。
実名、連絡先、録音本文を入力する欄は作らないでください。
5. 少数の語で試して見直す
権限のある担当者が登録し、誤変換が増えないかを架空の音声で確認します。
5. 完成例
【候補語】架空サービスA
【正式表記】公式資料で要確認
【読み】承認済み用語集で要確認
【登録理由】繰り返し修正しているため
【共有範囲】個人用か職場共有か要確認
【担当】辞書を編集できる担当者
【見直し日】改称・契約終了時にも確認
6. 使うときの注意
辞書登録で文字起こしが必ず正しくなるとは限りません。似た音の別語へ誤変換されることもあるため、原音との照合は続けます。個人名や機微な語を共有辞書へ残さないよう、職場のルールを優先します。
7. 今日できたこと
- 辞書へ入れる候補を必要な語だけに絞れた。
- 正式表記と読みの確認元を残せた。
- 共有範囲と削除担当を確認できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：登録したら終わりやなく、古くなった言葉を外せる日も決めとこな。
固有名詞そのものの照合は略語・正式表記を元資料で確認する方法、見直す順番は数字・固有名詞・否定・決定事項から決めるへ進めます。
