AIに文章の雰囲気を変えてもらう前に、残す意味・変える範囲・確認者を決める

1. 今日の相談

「連絡文が固いので、AIでやわらかくしたいです。意味が変わらないか心配です」

依頼前に、読む人、伝える目的、残す事実、変えない条件、変える範囲、避ける表現、比較方法、確認者へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：「やわらかく」だけやと、大事な条件まで弱くなることがあるで。

AIには言い換え候補だけを頼み、事実、期限、金額、対象、条件、禁止の意味は原文と正式資料で人が確認します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと個人・機密情報を除いた架空文です。実名、連絡先、取引条件、未公開情報、人事情報は未承認AIへ渡しません。

AIに元文にない事実、理由、感情、評価、期限、例外を付け足させません。

4. 実際にやってみる

1. 絶対に残す意味を先に抜き出す

日時、金額、対象、依頼内容、禁止、必須条件など、変えてはいけない内容を原文から拾います。

2. 変える範囲を一つにする

語尾、文の長さ、専門用語、順番のうち、今回変えるものを絞ります。

3. 避けたい表現を書く

断定、威圧的な語、過度な謝罪、曖昧な期限など、用途に合わない表現を指定します。

4. AIへ候補を頼む

次の架空文を、意味を変えずに読みやすくする候補を一つ作ってください。
「残す事実」と「変えない条件」は文意も強さも変えないでください。
元文にない事実、理由、感情、評価、期限、例外を付け足さないでください。
変えた箇所と変えなかった箇所を分けて示してください。

【読む人】
（書く）
【残す事実】
（書く）
【変えない条件】
（書く）
【架空文】
（書く）

5. 差分を一行ずつ確認する

原文と候補を並べ、削除、追加、弱まった表現を確認します。送信する人が最終文を決めます。

5. 完成例

【読む人】架空の取引先A
【残す事実】資料の提出期限は架空日B
【変えない条件】期限と必須資料は曖昧にしない
【変える範囲】語尾と文の長さ
【要確認】提出方法は正式資料と照合

6. 使うときの注意

「やわらかく」「親しみやすく」という指示は、重要な条件や深刻さまで弱めることがあります。事実と条件は、受け取りやすさと分けて確認します。

7. 今日できたこと

• 残す意味と変える範囲を分けられた。
• AIに元文にない事実を付け足させなかった。
• 原文と候補の差分を人が確認できた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：言い方がやさしくなっても、大事な日と条件ははっきり残そな。

文章の長さは残す条件と読む場所から決める、送信前は固有名詞・数字・期限・対象を確認するへ進めます。