見積もりの有効期限を過ぎたら、条件・在庫・新しい期限を確認するメールを書く

1. 今日の相談

「使いたい見積書の有効期限が過ぎていました。同じ金額でお願いできるか聞きたいです」

旧見積の事実と、価格、在庫、納期、新しい期限、正式発注の手順を分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：期限切れに気づいた今、注文の前に確かめたらええで。

値上げや在庫切れを想像せず、現在の条件を短く質問します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、社名・担当者・商品名・金額・見積番号を置き換えた架空メモです。実際の見積書や取引条件をそのまま貼りません。

4. 実際にやってみる

1. 旧見積の事実を書く

発行日、有効期限、品目、数量、希望時期を確認します。

2. 今聞くことを分ける

価格、在庫、納期、送料、条件変更、新しい有効期限を質問にします。

3. 確認と発注を分ける

このメールは条件確認であり、正式発注ではないことを明記します。

4. AIに下書きを頼む

次の架空の見積確認メモから、期限後の再確認メールを作ってください。
「旧見積の特定」「現在の価格・在庫・納期の確認」「新しい有効期限」「正式発注ではないこと」の順にしてください。
値上げ、在庫切れ、相手の事情、発注承認を推測しないでください。
責める表現や、回答前に注文が確定したような表現は使わないでください。

5. 回答を正式手順へ戻す

新しい見積書を受け取り、社内承認と発注手順を終えるまで注文確定として扱いません。

5. 完成例

件名：お見積条件の再確認（架空品A）

以前いただいた架空品Aのお見積りについて、有効期限を過ぎているため、現在の条件を確認させてください。
価格、在庫、納期と、新しいお見積りの有効期限をご案内いただけますでしょうか。
本メールは条件確認であり、正式な発注ではありません。回答後、社内手続きを進めます。

6. 使うときの注意

金額、税、送料、支払い、契約、在庫、納期をAIに決めさせません。旧見積の条件を転記するときは原本と照合し、誤送信を避けるため宛先・添付・品目を人が確認します。緊急調達は職場の承認手順を優先します。

7. 今日できたこと

• 旧見積と現在の確認事項を分けられた。
• 条件確認と正式発注を区別できた。
• 回答後の社内手順まで残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：期限が切れた紙を直すんやなく、いまの条件が載った新しい正本をもらおな。

最初の見積もりを頼むときは見積もり依頼メール、複数案を比べるときは見積もり比較の条件整理へ進みます。