履歴書など応募書類の受け取りから返却・破棄まで、預かり方を決めておく

1. 今日の相談

「採用担当になりました。応募者の履歴書をどこに保管して、誰まで見ていいのか、不採用の方の分をいつまで持っていていいのか、不安です」

預かりの型は四つです。受け取ったら施錠できる場所へ、見られる人を採用関係者に限定、選考結果の連絡、不採用の方の分は決めた方針で返却か破棄。

2. 大丈夫です

ほー先輩：不安になるんは、大事な物を預かってる自覚がある証拠や。流れを一回決めたら、あとは丁寧になぞるだけやで。

AIには預かりの流れの型を作ってもらいます。保管期間などの正確な要件は、公式情報や社労士・商工会議所などへの確認が正です。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと架空の条件です。実際の応募者の氏名や書類の内容は、絶対にAIへ渡しません。

応募書類は個人情報のかたまりです。AIの回答を参考にしつつ、法的な扱い（保管・破棄の要件）は職場の顧問や公式情報で確認します。

4. 実際にやってみる

1. AIへ預かりの流れの型を頼む

小さな会社の採用で預かる応募書類（履歴書など）の扱いの型を作ってください。
流れは「受け取り（メール添付・持参・郵送それぞれの保管先）」「保管（施錠できる場所・見られる人を採用関係者に限定）」「選考中の扱い（コピーを増やさない・持ち歩かない）」「選考後（採用者の分は入社書類として・不採用の方の分は会社の方針で返却または破棄）」にしてください。
保管期間や法的要件は「公式情報・専門家に確認」とし、具体的な法解釈は書かないでください。
破棄は復元できない方法（シュレッダー等）とすることを添えてください。

2. 保管場所と「見られる人」を決める

施錠できる引き出しを一つ決め、閲覧は採用に関わる人だけに。休憩室や共有デスクに置きっぱなしにしません。

3. メール添付の分も同じ扱いに

PDFの履歴書も紙と同じ個人情報です。保存先フォルダを限定し、私物端末へ保存しません。

4. 不採用の方の分の方針を決める

返却するか、責任者立ち会いのもとシュレッダーで破棄するか——会社としての方針を決め、募集要項にも「応募書類は返却しません（当社で責任をもって破棄します）」等を明記しておくと丁寧です。

5. 台帳を1枚つける

「受領日・氏名・選考状況・返却/破棄日」の一覧で、預かりっぱなしを防ぎます。台帳自体も施錠保管です。

5. 完成例

【架空の応募書類の扱いメモ】
受け取り：郵送・持参→施錠引き出しへ／メール→採用フォルダ（権限限定）
見られる人：店長と採用担当の2名のみ
選考中：コピー禁止・持ち出し禁止
選考後：
・採用の方→入社書類として人事ファイルへ
・不採用の方→結果連絡後、1か月保管→シュレッダー破棄
　（募集要項に「返却せず責任破棄」と明記済み）
台帳：受領日/選考状況/破棄日を記録（施錠保管）

6. 使うときの注意

応募書類の保管・破棄には法令や指針が関わります。この記事は扱いの丁寧さの型で、正確な要件は公式情報・社労士等の専門家に確認してください。選考結果の連絡（特にお断りの連絡）は、書類の扱いと同じくらい丁寧に——0374の面接連絡の型が使えます。

7. 今日できたこと

• 受け取りから破棄までの流れを決められた。
• 見られる人と保管場所を限定できた。
• 台帳で預かりっぱなしを防げるようにした。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：ご縁がなかった方の書類こそ丁寧に。それが巡り巡って、ええ人が集まる会社を作るんやで。