認印・角印・実印の使い分けを、迷わない早見表にする

1. 今日の相談

「会社の書類に押す印鑑の種類がいつも曖昧です。認印・角印・実印のどれを使うのか、毎回まわりに聞いています」

役割は「重みの階段」で覚えます。日常の受領・確認は認印、請求書や見積書など社外の書類には角印、契約や登記などの重要書類は実印（代表者印）。この基本に、自社の慣例を書き足した早見表を作れば、もう迷いません。

2. 大丈夫です

ほー先輩：印鑑の種類は3段の階段や。「軽い確認・会社としての発行・会社としての約束」。書類がどの段か考えたら、判子は自然に決まるんやで。

AIには早見表のたたき台を作ってもらい、自社の実際の運用で仕上げます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、職場でよく扱う書類の一覧（頭の中で十分です）です。

契約書・官公庁への提出書類など重い書類は、早見表があっても自己判断せず、責任者への確認が必須です。早見表は日常の書類を速くするための道具です。

4. 実際にやってみる

1. AIへ早見表のたたき台を頼む

会社の印鑑の使い分け早見表のたたき台を作ってください。
・3種類の役割：認印（日常の受領・社内確認）／角印（請求書・見積書・領収書など社外への発行書類）／実印・代表者印（契約書・登記・官公庁関係の重要書類）
・よくある書類10種の対応例：宅配の受領・社内の回覧・請求書・見積書・領収書・注文書・契約書・口座関係・官公庁への届出・慶弔関係
・注意ルール：実印と重要書類は必ず責任者確認／実印の保管場所と持ち出し記録／シャチハタ不可の書類がある
表の形にして、最後に「自社の慣例で上書きする欄」を作ってください。

2. 自社の慣例で上書きする

たたき台のままでは使えません。「うちは注文書も角印」「宅配の受領はシャチハタ」——実際の運用を責任者に確認して、表を自社版に直します。ここが一番大事な工程です。

3. 「実印の段」だけ特別扱いにする

実印（代表者印）に関わる書類は、早見表に「必ず◯◯さんへ確認」と書きます。速さより確実さの段です。

4. 保管と持ち出しのルールを添える

実印・銀行印の保管場所、持ち出すときの記録（誰が・いつ・何のため）を表の下に明記します。使い分けと保管はセットです。

5. 印鑑の近くに貼る

完成した早見表は、印鑑を保管している場所の近くへ。聞かれる側だった先輩の時間も、これで守られます。

5. 完成例

【架空の印鑑使い分け早見表】
宅配の受領　　→ 認印（シャチハタ可）
社内の回覧　　→ 認印
請求書・見積書・領収書 → 角印
注文書　　　　→ 角印（うちの慣例）
契約書　　　　→ ⚠️実印・必ず社長へ確認
官公庁への届出 → ⚠️書類ごとに指定あり・責任者確認
口座関係　　　→ ⚠️銀行印・経理の◯◯さんへ
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実印・銀行印：金庫保管／持ち出しは記録簿に記入
更新日：2026年7月◯日（慣例が変わったら書き換え）

6. 使うときの注意

印鑑の法的な意味（契約の効力など）は書類の種類や状況で変わるため、重要な契約は必ず専門家や責任者の確認を通します。電子契約の普及で「印鑑不要」の書類も増えていますが、その判断も自己流にせず会社の方針に従います。角印を押した書類は会社名義の発行物になるので、押す前に内容の最終確認（0487のチェックリスト）とセットで運用すると安全です。

7. 今日できたこと

• 3段の階段で使い分けの考え方が入った。
• 自社の慣例入りの早見表ができた。
• 重い書類は確認する線引きが明確になった。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：印鑑をちゃんと使い分ける人は、「書類の重みが分かる人」や。それは事務の一番の信頼なんやで。