やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「職場で秋の見学会を企画することになり、企画書を出すよう言われました。何を書けばよいのか、決まっていないことも多くて、書き出せません」
企画書で読む人が最初に知りたいのは、誰に向けて、何をするのか、なぜ今なのかです。これが一枚の上半分にあれば、下半分の日程・体制・費用を読んでもらえます。
決まっていない項目は、空欄のままにせず「〇日までに決める」と書きます。未定が明示されている企画書は、読む人が「どこを手伝えばよいか」を判断できます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：企画書は、面白さを熱く語る紙やない。「誰に・何を・なぜ今」が一枚で分かる紙や。聞かれてから足すぐらいで、ちょうどええ。
目的は一文にします。「〇〇の人に、〇〇を知ってもらう」の形です。目的が二つあると、内容も二つになり、費用も判断も重くなります。
対象は絞ります。「地域の皆さん」より「近隣の〇〇に通う保護者」のほうが、内容と案内の方法が決めやすくなります。
案を出す段階に戻るときは、企画のアイデアを、空の発想シートから広げるを使ってください。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、企画の決定事項（目的、時期、予算の枠、決裁者）です。
ChatGPTには、架空の練習例から一枚の空欄の型だけを作らせます。実際の企画名、参加者や関係者の名前、予算の実額、社内で未公開の情報は入力しません。
4. 実際にやってみる
1. 目的と対象を一文ずつにする
「誰に」「何を」を別々に書き、あとで一文につなげます。対象が絞れないときは、最初の一回の対象だけを決めます。
2. 内容を三行以内にする
当日（または実施時）に何をするかを、時間順に三行以内で書きます。詳しい進行表は別紙にし、企画書には載せません。
3. 日程・体制・費用を、決まっている範囲で書く
日程は候補でもよいので書き、決定日を添えます。体制は「担当・協力・決裁者」の三つ。費用は枠と内訳の見込みを分け、未定なら見積もる期限を書きます。
4. 固定の練習例で空欄の型を作る
実在の団体や行事とは無関係な「町内読書会の秋の公開読書会」という固定の練習例だけを使い、
一枚の企画書の空欄の型を作ってください。
順番は「企画名」「目的（誰に・何を・なぜ今、を一文）」「対象と想定人数」「内容（三行以内）」「日程（候補と決定日）」「体制（担当・協力・決裁者）」「費用（枠と内訳の見込み）」「判断してほしいこと」「未定の項目と決める期限」「作成日と作成者」です。
人数、金額、日付、氏名、団体名はすべて空欄にし、推測で埋めないでください。
一枚に収まる長さにしてください。
5. 「判断してほしいこと」を最後に置く
「実施の可否」「予算枠の承認」「日程の決定」のうち、今回の企画書で決めてほしいことを一つか二つ書きます。読む人は、何を返事すればよいかが分かります。
5. 完成例
以下は架空例です。
企画書：秋の公開読書会
1. 目的
近隣の［対象］に、読書会の活動を知ってもらい、参加のきっかけを作る。
2. 対象と想定人数
［対象］、［人数］名程度（会場の定員に合わせて上限を設定）。
3. 内容
・前半：会員による本の紹介（［分］）
・後半：参加者と会員の自由な交流（［分］）
・終了時：次回案内の配布
4. 日程
候補：［日付］または［日付］。［日付］までに決定。
5. 体制
担当：［氏名］ 協力：［氏名］（受付・会場） 決裁：［役職］
6. 費用
枠：［金額］以内。内訳の見込み：印刷［金額］・お茶［金額］。会場費は［日付］までに確認。
7. 判断してほしいこと
実施の可否と、費用枠の承認。
8. 未定の項目と決める期限
会場の予約可否（［日付］まで）、案内の配布方法（［日付］まで）。
作成日：［日付］ 作成者：［氏名］
上半分で「誰に・何を・なぜ今」が分かり、下半分で判断に必要な材料と未定の期限が並んでいます。
6. 使うときの注意
参加者の個人情報や、外部の協力者の連絡先は企画書に載せません。必要なら別紙で、閲覧できる人を限ります。
費用の実額や取引先の見積もりを書くときは、社内の決裁ルールに従い、承認前に外へ出しません。
企画が通ったあとの案内状は、案内状は、読む人が「行くか決められる」順に書くへ進むと、そのまま作れます。
7. 今日できたこと
- 目的を「誰に・何を・なぜ今」の一文にできた。
- 内容を三行以内にまとめられた。
- 未定の項目に決める期限を付けられた。
- 予算の実額や関係者をAIへ渡さずに済んだ。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：企画書の一枚目で読む人が知りたいんは、面白いかどうかより「誰に・何を・なぜ今」や。そこが一文で言えたら、もう半分は通ってるで。