返品・交換の一次返信テンプレ

可否を急いで決めず、受付・確認事項・現時点の条件・次の手順・次回連絡をそろえます。

コピーして使えます

以下は架空の返品問い合わせメモです。
「受付のお礼」「確認したいこと」「現時点で案内できる条件」
「次の手順」「次に連絡する時期」の順で短い返信文を作ってください。

メモにない返品可否、返金、送料、期限、規約を付け足さないでください。
判断できない内容は「要確認」と残してください。

【受付メモ】
（個人や注文が分かる情報を除いた内容）

使い方

上のテンプレをコピーします。
氏名、住所、電話番号、注文番号、決済情報、商品画像など、個人や注文が分かる情報をAIへ渡さない形にします。
注文を受けた経路と、現在有効な返品・交換条件を正式資料で確認します。
AIの返信案を、規約の名称・更新日、申請期限、送料、返金方法、次の連絡時期と一行ずつ照らします。
可否や返金を責任者がまだ判断していない場合は「要確認」を残し、受付記録へ待ち状態と次の確認日を書きます。

ほー先輩：結論を急いで作らんでええ。届いたことと、次に何を確かめるかを先に渡そな。

⚠️ 不具合や安全に関わる申し出、法令・出店モール・決済サービスの条件が関係する場合は、通常の返信より正式な報告手順と最新の条件を優先してください。