やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「職場の機器の説明書や保証書が、引き出しのあちこちに散らばっています。この前も機器の不調時に見つからず困りました」
整理は、一つの箱に集める、機器名のラベルで分ける、処分した機器の分を抜く、ない物はWeb版で補うの四つで完成します。
2. 大丈夫です
ほー先輩：説明書の整理は、分類のセンスやのうて「一箱に集まってるか」が9割や。
AIには手順と分け方の型を手伝ってもらいます。実際の機器名や購入情報は渡しません。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、機器の種類の一般名（プリンター、エアコンなど）だけです。購入日・金額・店名などはAIへ渡しません。
保証の有効期限や修理の可否をAIに判断させません。保証書の記載と購入店・メーカーへの確認が正です。
4. 実際にやってみる
1. まず全部を一箱に集める
分類は後回しにして、社内の説明書・保証書をとにかく一つの箱に集めます。
2. AIへ整理手順の型を頼む
職場の取扱説明書と保証書を整理する手順の型を作ってください。
「一箱に集める」「今ある機器と突き合わせて、処分済み機器の分を抜く」「機器名ラベルのクリアファイルに分ける」「保証書は説明書とセットにする」「紙の説明書がない機器はWeb版をブックマークして一覧にする」の流れにしてください。
保証の期限や修理可否の判断はせず、「保証書の記載とメーカー確認が正」としてください。
3. 処分済み機器の分を抜く
今ある機器のリストと突き合わせ、もう無い機器の説明書は抜きます。これだけで量が減ります。
4. 機器名ラベルで分ける
「プリンター」「エアコン」のように機器名でクリアファイルに分け、保証書は同じファイルに入れます。
5. ない物はWeb版の一覧を作る
紙の説明書がない機器は、メーカーのWeb版説明書をブックマークし、機器名と型番の一覧を箱のフタに貼ります。
5. 完成例
【架空の説明書ボックス】
場所：事務棚の下段「機器の説明書」箱
中身（機器名ラベルのファイル）：
・プリンター（説明書＋保証書）
・エアコン（説明書のみ）
・レジ（説明書＋保守契約の控え）
フタの裏：Web版一覧
・シュレッダー 型番XX-100 → メーカーサイトにWeb版
・電話機 型番TEL-20 → 同上
抜いた物：処分済みの旧プリンター分 → 破棄
6. 使うときの注意
保証書は購入日と店名の記載があって効力を持つことが多いので、レシートが貼ってある物はそのままセットで保管します。保守契約がある機器は、契約書の控えも同じファイルへ。リース品の説明書は返却時に必要な場合があるため、勝手に処分しません。
7. 今日できたこと
- 散らばった説明書を一箱に集められた。
- 処分済み機器の分を抜いて身軽にできた。
- ない物はWeb版一覧で補えた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：「どこやったっけ」が消えると、機器の不調も半分怖くなくなるもんや。