発注前の確認メールを、数量・金額・納期・支払条件から書く

1. 今日の相談

「見積書は届きました。このまま発注してよいか、最後に何を確認するか不安です」

発注前は、対象、数量、金額、税、納期、納品方法、支払条件、変更方法を一通のメールに整えます。AIに条件を決めさせず、最新の見積書と合意記録に戻ります。

2. 大丈夫です

ほー先輩：「発注いたします」の前に、お互いの見てる条件を一度そろえよ。

きれいな発注文よりも、同じ数字と条件を双方が確認できることが大切です。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、最新の見積書、仕様書、社内の発注ルールです。取引先名、口座情報、印影、担当者の個人アドレスはAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 最新の見積書を特定する

見積番号、発行日、改訂版、有効期限を確認します。以前の見積書と混ぜません。

2. 発注前の八項目を拾う

対象、数量、金額、税込・税別、納期、納品方法、支払条件、変更・キャンセル方法を元資料から拾います。

型番、寸法、色、対応環境、成果物の形式など、代替できない仕様も分けます。「同等品可」の条件が書かれていない限り、AIや発注者の判断で別商品へ置き換えません。

3. AIへ確認メールの下書きを頼む

以下は架空の発注前メモです。
「対象」「数量」「金額と税」「納期と納品方法」
「支払条件」「変更・キャンセル条件」の順に、
発注前の確認メールを作ってください。

メモにない数量、金額、税、期限、支払条件、保証を付け足さないでください。
不明な箇所は「要確認」と残してください。

【発注前メモ】
（取引先や案件が分かる情報を置き換えた内容）

4. 数字と条件を人が照合する

小計、税、合計、単価と数量の計算、納期、支払日を見積書と照らします。契約や承認が必要なら、メール送信前に正式手順を優先します。

送料、設置費、保守費、最低発注数、分納、検収条件が別記されていないかも見ます。発注金額だけでなく、何を受け取ったら納品完了とするかを双方で確かめます。

5. 相手の返信を受けてから確定する

メールを送っただけで合意済みにしません。返信、注文請書、契約システムなど、職場の正式な確定方法に戻します。

確定後は、発注番号、見積番号、承認記録、相手の回答を同じ案件へ紐付けます。後から数量や納期を変える場合は、元のメールを書き換えず、変更前後と承認者が残る変更手順を使います。

5. 完成例

以下は架空の例です。

件名：見積番号A-105の発注前確認

B社 ご担当者様

見積番号A-105について、以下の条件を確認させてください。

・対象：案内チラシ
・数量：500部
・金額：55,000円（税込）
・納期：7月31日
・納品方法：指定住所へ一括配送
・支払条件：月末締め翌月末払い
・データ修正期限：要確認

相違がないか、ご返信をお願いいたします。

税込表示と支払条件を文面にし、修正期限は要確認のままです。

6. 使うときの注意

発注には契約、下請、税務、社内承認などが関係する場合があります。必要な申請や契約を、メールだけで置き換えません。

振込先や請求先の変更が伝えられた場合は、受信メールだけを信用せず、登録済みの連絡先など別の経路で確認します。

7. 今日できたこと

• 発注対象と数量を確認できた。
• 金額、税、支払条件を元資料で照合できた。
• 未確認の期限をAIに作らせなかった。
• 返信後に正式手順で確定できた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：「そのつもりやった」を減らす一通にしよ。