外部共有リンクを送る前に、見る人・期限・ダウンロード可否を確認する

1. 今日の相談

「社外の人へファイル共有リンクを送ります。リンクを知っている人全員に公開してよいでしょうか」

送信前に、見る人、権限、期限、ダウンロード、再共有、取り消しを確認します。

2. 大丈夫です

ほー先輩：便利なリンクほど、誰にいつまで見せるかを先に決めよな。

「リンクを知っている全員」は、意図した相手以外へ転送されたときも見える場合があります。必要最小限の共有方法を選びます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、架空ファイルで作った共有前メモです。実際のURL、メールアドレス、契約書、顧客情報、認証情報をAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 共有の目的と対象者を書く

誰が、何のために、どの版を見るかを一行にします。

2. 最小の権限を選ぶ

閲覧だけか、コメントや編集が必要かを決めます。ダウンロードと再共有も分けて確認します。

3. 終了日を決める

共有期限、取り消す担当者、終了後の保管先を決めます。

4. AIに確認表の型を頼む

次の架空の外部共有メモを、送信前確認表にしてください。
「対象者」「ファイルと版」「権限」「期限」「ダウンロード・再共有」「取り消し担当」に分けてください。
実際の設定、相手の権限、送信済みかどうかを推測しないでください。
不明な項目は「要確認」にしてください。

5. 架空ファイルで開き方を確かめる

可能なら個人情報のないテスト用ファイルで、相手側の見え方と期限後の解除を確認します。

5. 完成例

【対象者】架空の取引先A社の担当者
【ファイルと版】架空資料 v2
【権限】閲覧のみ
【期限】要確認
【ダウンロード・再共有】要確認
【取り消し担当】社内担当者B

6. 使うときの注意

個人情報、契約、請求、人事、健康、秘密情報、認証情報を含むファイルは、一般的な共有リンクで送らず、承認されたサービスと正式手順を使います。AIに公開範囲や保存期間を決めさせません。誤共有に気づいたら、AIで文面を作る前に権限停止と職場報告を優先します。

7. 今日できたこと

• 見る人と必要な権限を分けられた。
• 共有期限と取り消し担当を残せた。
• 送信だけでなく共有終了まで決められた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：URLを送る前に、相手の名前と見える範囲を声に出して確認しよな。

リンクを送るメールを確認するときは共有リンク送信前の確認、閲覧権限を申請するときはファイル閲覧権限の申請へ進みます。