文字起こしを書き出す前に、形式・対象区間・保存先・削除日を確認する

1. 今日の相談

「文字起こしを文書ファイルへ書き出します。全文、字幕、要約など形式が多く、どこまで保存すればよいか迷っています」

書き出す前に、用途、対象区間、形式、含める情報、正式記録との関係、保存先、閲覧者、削除日へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：使う目的が決まったら、必要な範囲と残さん範囲も見えてくるで。

AIには確認表の型だけを頼み、実際の録音や文字起こし本文は承認された環境で扱います。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTです。AIには、実際の会議とは関係のない固定練習例「町内読書会の公開音声見本を書き出す」だけを渡し、空の書き出し前確認表を作ります。実際の書き出し条件、録音、文字起こし、氏名、会社名、未公開の数字、URL、認証情報はAIへ渡しません。

AIに共有可否、保存期間、正式記録への採用、削除完了を判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 書き出す用途を一つ決める

議事録確認、字幕作成、検索用など、用途を混ぜずに書きます。

2. 対象区間と含めない情報を決める

全文が本当に必要か、休憩中の会話や対象外の発言を含めないかを確認します。

3. 形式と保存後の扱いを確認する

対応形式、話者名・時刻の有無、保存先、閲覧者、削除方法を公式情報と職場ルールで確認します。

4. AIへ確認表の型を頼む

実際の会議とは関係のない固定練習例「町内読書会の公開音声見本を書き出す」を使い、文字起こし書き出し前の空の確認表を作ってください。
「用途」「対象区間」「含めない情報」「形式」「正式記録との関係」「保存先」「閲覧者」「削除日」「確認者」「要確認」に分けてください。
共有可否、保存期間、正式記録への採用、削除完了を推測しないでください。
実際の用途、対象区間、除外情報、形式、保存先、閲覧者、削除日、録音、文字起こし、実名、URLは書かず、すべて空欄にしてください。
各欄に「職場ルール・公式仕様・承認済み記録・責任者へ戻る」と付けてください。

空の確認表を承認済みの書き出し記録へ移し、実際の条件は、原音と正式資料を扱う権限のある人が記入します。

5. 書き出した後に実物を確認する

対象外の区間や氏名が残っていないかを人が確認し、必要なら権限のある担当者が完全削除します。

なぜ書き出す前に、形式と保存先を決めるのか：文字起こしを書き出すと、ファイルとして持ち出せるようになります。形式・対象の区間・保存先・消す日を決めてから書き出すと、情報の置きっぱなしや、思わぬ共有を防げます。

よくある失敗

• 保存先を決めずに、書き出してしまう
• 必要のない区間まで、書き出す
• 書き出したファイルを、消す日を決めない
• 書き出したファイルを、個人の端末に残す

5. 完成例

【用途／対象区間／含めない情報】（承認済み依頼と原音から人が記入）
【形式／正式記録との関係】（公式仕様と職場ルールから人が記入）
【保存先／閲覧者／削除日】（責任者確認後に人が記入）

近い場面として、文字起こしの時刻表示を直す前に、ずれの起点・対象区間・元結果を確認するもあります。

6. 使うときの注意

書き出したファイルは複製しやすく、元サービスから削除しても別の保存先に残ります。閲覧権限、ダウンロード、バックアップ、ゴミ箱の扱いを分けて確認します。

7. 今日できたこと

• 全文保存を前提にせず対象区間を決められた。
• 正式記録との違いを残せた。
• 保存先、閲覧者、削除日を確認項目にできた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：書き出しボタンを押す前に、そのファイルの行き先と終わり方まで決めよな。

共有前の内容照合は話者・固有名詞・決定事項を照合する、データを消す前は正式記録・共有先・保存期限を確認するへ進めます。