やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「問い合わせメモは残しています。でも、一週間で何が多かったのかをまとめられず、同じ説明を繰り返しています」
週次のまとめは、件数、困りごと、未回答、次の対応へ分けると、個別の人を評価せず案内の改善へつなげられます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：全部の会話を写さんでも、困りごとの種類と次の対応だけで見えてくるで。
問い合わせをした人の詳しい事情まで共有する必要はありません。何が分かりにくかったかを、必要最小限でまとめます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、個人が分かる情報を除いた架空の問い合わせメモです。氏名、連絡先、注文番号、具体的な日時や場所、契約、健康、苦情の原文はAIへ渡しません。
珍しい出来事や少数のケースは、ほかの情報と組み合わせると人物が分かる場合があります。一般化できない記録はAIへ渡さず、承認された記録の中で扱います。
4. 実際にやってみる
1. 個人が分かる情報を外す
誰から、いつ、どの注文についてという情報を外し、「変更方法についての質問」のように困りごとだけを残します。
2. 同じ意味のメモを人が寄せる
AIへ渡す前に、明らかに同じ内容だけを一つの種類へ寄せます。曖昧なものは無理に分類しません。
3. 件数を数える
元メモの数と分類後の合計が一致するか確認します。AIが件数を増減していないか、人が照合します。
4. 未回答を分ける
正式な答えがないもの、担当確認が必要なものは「未回答・要確認」へ置きます。AIに回答を作らせません。
5. 次の対応を候補にする
掲示の見直し、FAQ候補、担当への確認など、話し合う候補として書きます。実施をAIだけで決めません。
6. AIへ週次まとめを頼む
次の架空の問い合わせメモを、週次共有の下書きにしてください。
「件数」「多かった困りごと」「未回答・要確認」「次の対応候補」に分けてください。
人物像、理由、感情、責任を推測しないでください。
正式な回答がメモにない場合は作らず、「要確認」と残してください。
架空メモ：変更方法を知りたい／受付時間を知りたい／変更方法を知りたい／
持ち物を知りたい／受付時間の休日対応は未回答
7. 元メモと照合して共有する
合計件数、分類、未回答を確認し、職場で次に直す案内を一つだけ決めます。
5. 完成例
【件数】5件
【多かった困りごと】
- 変更方法：2件
- 受付時間：2件（うち休日対応1件は未回答）
- 持ち物：1件
【未回答・要確認】
- 休日の受付時間は担当へ確認
【次の対応候補】
- 変更方法をFAQ候補にする
- 受付時間の案内へ休日対応を追記するか職場で検討する
完成例は架空です。問い合わせた人の属性や理由を作らず、案内を直す手がかりだけを残しています。
6. 使うときの注意
件数が少ないうちは「多い傾向」と断定しません。問い合わせ件数を人や部署の評価へ直結させず、案内、手順、回答の見直しに使います。
7. 今日できたこと
- 個人が分かる情報を外して整理できた。
- 件数と未回答を分けられた。
- 次に直す案内の候補を一つ作れた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：同じ質問が続くんは、聞く人やなく案内を見直す合図かもしれへんな。