引き継ぎの未確認情報を、事実・仮置き・確認先・期限へ分けて残す

1. 今日の相談

「引き継ぎ書を作っていますが、まだ返事待ちの予定や仮の担当があります。空欄を埋めた方がよいでしょうか」

未確認情報を、確認済み事実、仮置き、確認先、確認期限、影響、次の担当、要確認へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：未確認と書けてたら、後任は次に何を確かめるか分かるで。

きれいに埋まった表より、確定と仮置きが見分けられる表の方が安全です。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、個人や案件が分からない架空の引き継ぎメモです。実名、連絡先、顧客情報、契約、認証情報、機密資料をAIへ渡しません。

AIに担当者、期限、相手の返答、対応可否を推測させません。

4. 実際にやってみる

1. 確認済み事実だけを拾う

正式に決まった日付、状態、担当を、承認された記録と照合します。

2. 仮置きを別欄にする

口頭予定、返事待ち、候補は、確定欄へ混ぜず「仮置き」と明記します。

3. 次の確認行動を残す

誰が、どの資料・相手へ、いつまでに確認するかを書きます。

4. AIへ引き継ぎ表の型を頼む

次の架空メモを、未確認情報を含む引き継ぎ表にしてください。
「項目」「確認済み事実」「仮置き」「確認先」「確認期限」「影響」「次の担当」「要確認」に分けてください。
担当者、期限、相手の返答、対応可否を推測して補わないでください。
確認できない内容は「要確認」のまま残してください。

5. 後任と読み合わせる

確定情報だけでなく、確認待ちが業務へ与える影響と次の連絡方法を人同士で確認します。

5. 完成例

【項目】架空の来月の納品予定
【確認済み事実】依頼を送付済み
【仮置き】候補日は確定ではない
【確認先】承認済みの案件記録と担当者
【確認期限】職場で決める
【影響】後続作業の開始日が未確定
【次の担当】要確認

6. 使うときの注意

実名や正確な連絡先へ戻すのは、承認された引き継ぎ書や業務システムの中だけにします。認証情報は場所や管理方法だけを引き継ぎ、値を複製しません。

7. 今日できたこと

• 確認済み事実と仮置きを分けられた。
• 確認先と期限を次の行動として残せた。
• 未確認事項を推測で埋めず引き継げた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：分からんことに名前を付けたら、次の人は迷いにくいで。

一週間の流れは担当・締切・注意点から引き継ぐ方法、お客様要望はできる・確認する・できないへ分ける方法へ進めます。