やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「予約フォームに質問を追加したいです。念のため聞いておきたい項目を全部必須にしてよいでしょうか」
追加前に、質問の目的、必須・任意、回答する人、利用する人、保存期間、削除、入力しない場合の代替手段へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：聞けるから集めるんやなく、予約を進めるために必要かを一つずつ見よな。
AIには確認表と短い説明文の型だけを頼みます。収集の必要性、必須化、同意、保存期間、削除、予約可否は、業務目的とプライバシールールを確認できる担当者が決めます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと個人が分からない架空のフォーム条件です。実予約、氏名、連絡先、回答内容、健康・家庭・決済情報、管理画面URLはAIへ渡しません。
AIに必要な個人情報、必須項目、同意成立、予約可否、保存・削除完了を判断させません。
4. 実際にやってみる
1. 質問ごとの目的を書く
誰が、予約前・当日・後日のどこで使うかを書けない項目は、いったん追加候補から外します。
2. 必須・任意・聞かないへ分ける
回答がなくても予約できるか、当日に口頭確認できるか、別の安全な連絡経路があるかを確認します。
3. 保存と削除を確認する
閲覧者、通知メールへの記載、CSV出力、連携先、保存期間、削除権限者、解約後の扱いを確認します。
4. AIへ確認表の型を頼む
次の個人が分からない架空の条件だけを使い、予約フォーム項目追加前の確認表を作ってください。
「質問」「目的」「必須・任意・聞かない」「利用する人」「利用する時点」「保存先」「保存期間」「削除担当」「代替手段」「要確認」に分けてください。
必要な個人情報、必須項目、同意、予約可否、保存・削除完了を推測しないでください。
実予約、氏名、連絡先、回答、健康・家庭・決済情報を入力する欄は作らないでください。
【架空のフォーム条件】
（書く）
5. 架空データでスマホ確認する
質問の長さ、必須表示、説明、エラー、確認画面、通知メールをスマホで確認します。
5. 完成例
【質問】架空教室Aへの来店方法
【目的】当日の案内準備
【必須・任意・聞かない】任意を候補に担当者が決定
【利用する人】受付担当
【利用する時点】予約日前日と当日
【保存先】予約システム内・通知先を要確認
【保存期間】職場ルールから要確認
【削除担当】管理権限者
【代替手段】当日の受付で伝えられる案内を用意
AIが必須化や保存期間を決めず、目的と正式ルールへ戻しています。
6. 使うときの注意
診断、健康、家庭事情などの要配慮情報を、予約の便利さだけで集めません。必要性、承認された環境、閲覧者、保管、削除、別の確認方法を先に確認します。
フォームへ入力できないことを理由に予約できない設計へする場合は、その根拠と代替手段を担当者が確認します。
7. 今日できたこと
- 質問の目的と利用する時点を分けられた。
- 必須・任意・聞かないを人が決められた。
- 保存期間と入力しない場合の代替手段を残せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：項目を増やす前に、聞かなくても困らへん方法がないかも見よな。
予約サービス自体を選ぶときは確認したい条件を整理する方法、送信元を変えるときは予約メールの送信元変更前の確認方法へ進めます。