やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「会計ソフトのプランを見直したいです。下げると過去のデータや利用者はどうなるのでしょうか」
変更前に、目的、変更日、現在と変更後の料金、利用者数、必要機能、保存容量、過去データ、出力、請求、戻し方へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：料金表を見る前に、毎月ほんまに使っている機能を一つずつ拾おな。
AIには比較表の型だけを頼みます。変更可否、会計・税務への影響、料金、契約更新、データ保持は、契約画面、公式情報、職場の承認で人が確認します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空のプラン条件です。実取引、金額、口座、証憑、申告データ、顧客名、契約番号、請求画面、認証情報はAIへ渡しません。
AIに最適プラン、必要機能、会計処理、変更成功、データ保持、解約可否を判断させません。
4. 実際にやってみる
1. 変更する理由を一つにする
利用者が増えた、特定機能が必要、使っていない機能を減らしたいなど、今回の理由を一つ書きます。
2. 実際に使う機能を確かめる
入力、承認、口座連携、請求、証憑保存、出力などを、担当者と利用履歴から確認します。機能名だけで必要と決めません。
3. 変更日と請求を分ける
即時変更か次回更新日か、日割りか、年払いの残りはどうなるか、元のプランへ戻せるかを公式情報で確認します。
4. AIへ比較表の型を頼む
次の架空のプラン条件だけを使い、会計ソフトのプラン変更前確認表を作ってください。
「変更理由」「変更日」「現在と変更後の料金」「利用者数」「必要機能」「使えなくなる機能」「保存容量」「過去データ」「出力」「請求・更新」「元へ戻す条件」「要確認」に分けてください。
最適プラン、必要機能、会計・税務への影響、変更成功、データ保持を推測しないでください。
実取引、口座、証憑、申告データ、契約番号、請求画面、認証情報を入力する欄は作らないでください。
【架空のプラン条件】
（書く）
5. 変更前の出力と復旧手順を確認する
必要な期間・形式でデータを出力できるか、変更後も閲覧できるかを承認されたテスト環境で確認します。
5. 完成例
【変更理由】架空チームAの確認担当者を一人追加したい
【変更日】次回更新日か即時かを公式画面で要確認
【利用者数】現在と変更後の上限を照合
【必要機能】入力、確認、出力を担当者ごとに確認
【使えなくなる機能】公式比較表と実利用を照合
【過去データ】閲覧・編集・出力を分けて確認
【請求・更新】年払い残額と次回請求日を要確認
【元へ戻す条件】期限、操作権限、データへの影響を確認
AIが料金やプランを選ばず、公式情報と実利用の照合へ戻しています。
6. 使うときの注意
プランを下げても、過去データがすぐ消えるとは限りません。一方で、閲覧できても編集や出力ができなくなる場合があります。操作ごとに確認します。
申告や締め作業の直前に切り替えず、旧条件と新条件を照合できる時間を取ります。会計・税務上の判断は必要な専門窓口へ確認してください。
7. 今日できたこと
- 料金と必要機能を分けられた。
- 利用者数、過去データ、出力への影響を確認できた。
- 変更日、請求、元へ戻す条件を残せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：変更ボタンの前に、今日の仕事が明日も同じようにできるか見よな。
会計ソフトを替える場合は移すデータと切替日を整理する方法、変更前の出力は期間・形式・保存先を確認する方法へ進めます。
