月1回・年1回の定期作業を、年間リストにして忘れない仕組みにする

1. 今日の相談

「エアコンのフィルター掃除や契約の更新など、たまにしかない作業をつい忘れます。期限間際に気づいて慌てることが年に何度もあります」

対策は、思い出せる限りの定期作業を一度全部書き出し、AIに月別の年間リストへ整理してもらうことです。一度作れば、来年もそのまま使えます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：たまの作業を忘れるんは記憶力の問題やのうて、「思い出す仕組みがない」だけや。リストは記憶の外部倉庫やで。

書き出しさえすれば、整理と並べ替えはAIの得意分野です。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、契約書・通知書の期限メモです。

更新や点検の正確な期限は、契約書や通知書の日付が正です。リストには「◯月・詳細は契約ファイル」と書き、書類そのものをAIへ渡さないようにします。

4. 実際にやってみる

1. 思いつく定期作業を全部書き出す

掃除・点検・更新・提出・入れ替えなど、頻度がばらばらのまま書き出します。過去1年の手帳やメールを見返すと、忘れていた作業も拾えます。

2. AIへ年間リスト化を頼む

職場の定期作業を、月別の年間リストに整理してください。
以下は書き出したメモです（頻度はばらばらです）。
・月1回のものは「毎月」の欄へ
・年1回・年2回のものは実施月の欄へ（期限の1か月前を実施月にする）
・それぞれに「担当」を書く欄をつけてください
・1月から12月の表の形で
（ここに書き出しメモを貼る。会社名や契約の詳細は書かない）

3. 実施月は「期限の1か月前」に置く

期限の月にやると、それはもう期限間際です。1か月前に置くのがこのリストの肝です。

4. 担当の名前まで書く

「誰かがやる」は誰もやりません。作業ごとに担当を決めて書き込みます。

5. 月初5分の確認とセットにする

リストは見なければ効きません。毎月1日（または月初の出勤日）に5分見る、をカレンダーの繰り返し予定にして完成です。

5. 完成例

【架空の年間定期作業リスト（抜粋）】
毎月：エアコンフィルター掃除（担当A）／
　　　備品在庫の確認（担当B）
7月：防火設備の点検立ち会い（担当A・期限8月）
8月：保険の更新手続き（担当C・期限9月・契約ファイル参照）
9月：換気扇の分解掃除（担当B）
12月：年末の大掃除割り振り（全員）
運用：毎月1日の朝に5分、全員でこの表を見る

6. 使うときの注意

法令で定められた点検（消防・電気設備など）は、時期も方法も専門業者や通知が正で、リストは「連絡と立ち会いを忘れない」ための道具です。担当が変わったらリストの名前も同じ日に直します。年の途中で増えた定期作業をその場で書き足せるよう、リストは手元で編集できる形（紙なら余白、データなら共有ファイル）にしておきます。

7. 今日できたこと

• ばらばらだった定期作業を一覧にできた。
• 期限の1か月前に動く仕組みになった。
• 担当と月初確認で「思い出す」を卒業できた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：「慌てへん職場」いうのは、実はこういう地味な一枚が支えてるんやで。ええ倉庫が建ったな。